Import Förderhistorie

Der Import von Bestandsdaten muss separat beauftragt und abgestimmt werden. Sollten Sie daran interessiert sein, sprechen Sie uns gerne an: sales@particulate.de

Ihre statistischen Daten an einem Ort: Wir importieren Daten zu den Förderungen, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben (z.B. Projektname, Höhe des Betrags, Datum der Förderung, etc.). Diese Daten können Sie anschließend in den Förderstatistiken zusammen mit den Förderungen, die Sie innerhalb Ihrer neuen Förderplattform durchgeführt haben, auswerten. Der Import dieser Daten verfolgt ausschließlich das Ziel Ihre bisherigen Daten zusammen mit den neuen Förderungen statistisch auswerten zu können. Ein Import kompletter Förderanträge ist nicht vorgesehen.

Wo kann ich die Daten nach dem Import in meiner Plattform auswerten/einsehen?

Die importierten Daten können Sie zusammen mit den neuen, in der Plattform generierten Daten, in den Förderstatistiken (AddOn CONTROL) ausgewertet werden. Diese finden Sie links im Menü unter Statistiken -> Förderungen. Mithilfe der Auswahl “importierte Daten” können Sie die importierten Daten in Ihre statistische Auswertung einbeziehen oder ausblenden.

Welche Daten können importiert werden?

Zur statistischen Auswertung können folgende Daten importiert werden:

Organisationsname
Projektname
ausgezahlter Betrag
angefragter Betrag
Projektkategorie
Antragstyp/Förderungstyp
Datum der Förderung

Vorlage herunterladen

Sie haben den Import der Förderhistorie beauftragt? Laden unsere Vorlage herunter, fügen Ihre Daten ein und schicken Sie uns die Datei über das Auftragsformular für zusätzliche Leistungen, welches Sie unter https://helpdesk.particulate.de/ finden.

Vorlage jetzt herunterladen

Vorlage_Import_Förderhistorie.xlsx

Wann sollte der Import der Förderhistorie erfolgen?

Der Import sollte dann erfolgen, wenn Sie in Ihren bisherigen Systemen alle Förderungen abgeschlossen haben. Die Migration der Daten Ihr neues System ist auch dann noch möglich, wenn Sie bereits Förderungen auf Ihrer neuen Plattform durchgeführt haben.

Was muss ich beim Ausfüllen der Vorlage beachten?

Bitte beachten Sie, dass zusätzlich zu den Spalten der Vorlage keine weiteren Daten Ihrer Förderhistorie zur statistischen Auswertung importiert werden können.
Alle Felder (bzw. Spalten) der Vorlage müssen ausgefüllt sein. Sollten Ihnen die exakten Daten nicht mehr vorliegen, arbeiten Sie mit Platzhaltern (wie zum Beispiel 01.06.2020 statt 16.06.2020)

Organisationsname
Der Organisationsname muss mindestens 3 und darf höchstens 128 Zeichen lang sein.

Projektname
Wofür wurde die Förderung angefragt? In der statistischen Auswertungen können alle Förderungen, die eine Organisation erhalten hat, getrennt betrachtet und importiert werden.
Der Projektname darf maximal 128 Zeichen lang sein.

Ausgezahlter Betrag
Welchen Betrag haben Sie tatsächlich an die Organisation ausgezahlt?

Angefragter Betrag
Welchen Betrag hat die Organisation ursprünglich bei Ihnen angefragt? Beispiel: die Organisation hat Sie ursprünglich um eine Spende in Höhe von 1000 Euro gebeten (angefragter Betrag), zugesagt und ausgezahlt wurden allerdings 500 Euro (ausgezahlter Betrag). Sollten Sie nicht mehr nachvollziehen können, welcher Betrag tatsächlich angefragt wurde, können Sie hier ebenfalls den ausgezahlten Betrag oder einen anderen Platzhalter (nur Zahlen) einsetzen (denn alle Felder der Vorlage müssen ausgefüllt werden). Wenn es keinen angefragten Betrag gibt, bitte 0 eintragen.

Projektkategorie
Die Kategorien der importierten Förderungen (z.B. Sport, Umwelt, Bildung, etc.) müssen mit den Projektkategorien, die Sie innerhalb Ihrer Förderplattform nutzen, übereinstimmen.

Antragstyp/Förderungstyp
Handelt es sich um eine Förderung vom Typ Spende, Zweckertrag, Sponsoring oder Stiftung? Bei den genannten Förderungstypen handelt es sich um unsere Standard-Förderungstypen. Sollen Sie individuelle Antragstypen auf Ihrer Plattform nutzen, können die zu importierenden Datensätze auch diesen zugewiesen werden.
Wichtig: für die zu importierenden Daten können ausschließlich Antragstypen genutzt werden, die auch auf Ihrer neuen Förderplattform genutzt werden bzw. hinterlegt sind.

Datum der Förderung
Welches Datum soll für die jeweilige Förderung in der Statistik angezeigt werden? Sollte das genaue Datum nicht mehr vorliegen, schätzen Sie den möglichen Zeitraum grob ab (statt 16.06.2020 können Sie zum Beispiel 01.06.2020 in der Tabelle eintragen).

Weitere Besonderheiten des Organisationsnamens

Wie Sie bereits erfahren haben ist es für den Import der Förderhistorie an einigen Stellen wichtig, dass die zu importierenden Daten mit Werten arbeiten, die Ihre Plattform bereits kennt (zum Beispiel die Projektkategorien). Auch bei den Organisationsnamen kann es sinnvoll sein, dass die importierten Bezeichnungen denen der neu registrierten Organisationsnamen entsprechen.

Beispiel: in Ihrer Förderhistorie haben Sie einen Fußballverein als “Sportverein Musterstadt e.V.” hinterlegt. Zum Start Ihrer Förderplattform hat sich der Verein auf Ihrer Plattform selbst als “SV Musterstadt” registriert. Suchen Sie in der Förderstatistik nun nach “Sportverein”, werden Ihnen die Förderungen des “SV Musterstadt” nicht angezeigt. Natürlich können Sie die Förderungen, die der SV Musterstadt erhalten hat, über die weiteren Filter (zum Beispiel die Projektkategorie) anzeigen lassen. Die Anzeige der Suche kann unter Umständen durch die abweichende Schreibweise jedoch nicht vollständig sein. Außerdem ist bei einer abweichenden Schreibweise nicht direkt ersichtlich, ob es sich um einen oder mehrere Organisationen handelt.

Zusammenfassend: Die Schreibweise des Organisationsnamens sollte also nicht nur innerhalb der zu importierenden Daten je Organisation identisch sein, auch die Schreibweise der neu auf Ihrer Plattform registrierten Organisationen sollte für ein optimales Suchergebnis in den Statistiken übereinstimmen.

Wie kann das Matching von importierten und neu registrierten Organisationen sichergestellt werden?

Damit die Organisationen die von Ihnen gewünschte (und bisher verwendete) Schreibweise des Organisationsnamens bei der initialen Registrierung auf Ihrer neuen Förderplattform verwenden, können wir in den Registrierungsprozess ein Dropdown-Feld integrieren. Hier wählt die Organisation nur noch ihren Namen aus und muss/kann diesen nicht selbst eingeben.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Schreibweise der neu angelegten Organisation mit der in Ihrer Förderhistorie übereinstimmt.