Lösch- und Archivierungskonzept

Löschung und Archivierung von Daten

In diesem Artikel erklären wir, wie lange Daten auf der Plattform gespeichert bleiben, wann sie gelöscht werden und welche Datenarten es dabei zu unterscheiden gilt.

Zwei Datenkategorien

Unsere Plattform unterscheidet bei der Speicherung und Löschung zwischen zwei übergeordneten Datenkategorien:

a) Plattformdaten insgesamt

Alle Daten, die im Rahmen Ihrer eigenen Plattform entstehen, bleiben vollständig gespeichert, solange Sie aktiver Kunde sind. Erst nach Ende der Kundenbeziehung werden diese Daten vollständig gelöscht. Die Löschung erfolgt dann dauerhaft und nicht wiederherstellbar.

b) Daten im laufenden Betrieb

Innerhalb einer aktiven Plattform kann es vorkommen, dass Inhalte oder Nutzer gelöscht werden. Solche Daten werden in der Regel nicht sofort technisch entfernt, sondern intern als „gelöscht“ markiert. Sie sind dann nicht mehr sichtbar oder nutzbar, können aber noch im System gespeichert sein. Eine Wiederherstellung ist in vielen Fällen nicht möglich.

Löschung personenbezogener Daten

Wenn ein Nutzerkonto gelöscht wird, anonymisieren wir unumkehrbar alle personenbezogenen Daten aus diesem Konto.

Revisionsdaten

Bei wichtigen Inhalten wie Projekten, Organisationen oder Plattform-Einstellungen speichern wir sogenannte Revisionsdaten. Diese enthalten:

• Wer hat etwas geändert?

• Wann wurde die Änderung vorgenommen?

• Was wurde geändert?

Wenn Inhalte gelöscht werden, bleiben die zugehörigen Revisionsdaten noch 30 Tage gespeichert. Außerdem bewahren wir mindestens fünf Revisionen pro Projekt auf.

Aktionsprotokolle (Logs)

Für bestimmte Aktionen auf der Plattform – wie Spenden, eingelöste Codes oder erreichte Projekt-Meilensteine – speichern wir interne Protokolle. Diese enthalten in der Regel:

• beteiligter Nutzer (wenn vorhanden)

• betroffene Inhalte (z. B. Projekt)

• Zeitpunkt der Aktion

Diese Logs werden bis zur Abschaltung Ihrer Plattform gespeichert.

Cookies

Zur Nutzung der Plattform verwenden wir technisch notwendige Cookies, zum Beispiel:

• um den Login-Status zu speichern

• um beim nächsten Besuch wieder zur zuletzt besuchten Seite zu gelangen

Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt und sind maximal 30 Tage gültig.

Cache

Zur Verbesserung der Ladegeschwindigkeit speichern wir bestimmte Inhalte kurzzeitig im Cache. Dazu zählen:

• Bestenlisten

• CMS-Inhalte

• einfache Sitzungsdaten

Diese Daten bleiben nur wenige Minuten bis wenige Stunden gespeichert. In der Regel werden sie nach 10 Minuten automatisch gelöscht.

Webserver-Protokolle

Bei jedem Seitenaufruf speichern unsere Server folgende Informationen:

• anonymisierte IP-Adresse (letzter Block entfernt)

• Zeitpunkt der Anfrage

• verwendeter Browser (User-Agent)

• aufgerufene Seite (URL)

• technischer Status der Anfrage

Diese Server-Protokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Fehlerprotokolle

Wenn auf der Plattform ein Fehler auftritt, erfassen wir diesen zur späteren Analyse und Behebung.
Fehlerprotokolle können technische Details und in bestimmten Fällen auch personenbezogene Daten enthalten, wenn sie für den Fehler relevant sind.
Die Speicherung erfolgt maximal für 14 Tage.

Systemprotokolle

Für die Systemabsicherung erfassen wir bestimmte sicherheitsrelevante Vorgänge, darunter:

• Anmeldeversuche über IP-Adressen

• Nutzung von erweiterten Systemrechten

Diese Informationen werden für 90 Tage gespeichert.

Serverlogdateien

Zur Überwachung des Serverbetriebs speichern wir IP-Adressen ausschließlich in anonymisierter Form. Eine Rückverfolgung ist dadurch ausgeschlossen. Weitere Daten wie Hostname, Datenmengen oder Herkunftsseiten werden nicht gespeichert.
Diese Logdateien werden nach 12 Wochen automatisch gelöscht.

Analyse- und Statistikdaten

Wir speichern standardmäßig keine personenbezogenen Daten für Analysezwecke. Es werden ausschließlich aggregierte Werte erfasst, zum Beispiel:

• wie oft eine bestimmte Seite aufgerufen wurde

• wie schnell eine Seite geladen wurde

Falls externe Dienste wie Google Analytics verwendet werden, passiert dies nur mit aktiver Zustimmung der Nutzerinnen und Nutzer. Weitere Informationen finden Sie in diesem Fall direkt beim jeweiligen Anbieter.

Übersicht der Aufbewahrungsfristen