Unternehmens-Budgets
Unter dem Menüpunkt Budgets > Unternehmensbudgets werden alle Unternehmen gelistet. Durch Klick auf das Unternehmen öffnet sich dann die Liste der jeweiligen Budgets. Die Anlage des jeweiligen Budgets erfolgt automatisch beim Anlegen eines neuen Unternehmens. Es gibt also für jedes angelegte Unternehmen, automatisch auch ein Budget, so dass ggf. zunächst ein neues Unternehmen angelegt werden muss.
Wo kann ich die Unternehmens-Budgets bearbeiten?
Für die Bearbeitung von Budgets, muss der Benutzer Mitarbeiter/Unternehmensnutzer sein und die Berechtigungen für den Menüpunkt Budgets > Unternehmensbudgets. Bitte beachten Sie, dass die Berechtigung immer dazu führt, dass der Mitarbeiter alle angelegten Unternehmensbudgets einsehen kann.
Rufen Sie zunächst die Übersicht der Unternehmens-Budgets auf. Navigieren Sie hierzu im Menü zu “Budgets” -> “Unternehmens-Budgets”. Wählen Sie anschließend das jeweilige Unternehmen/das jeweilige Budget aus. Mit einem Klick auf das Budget öffnet sich eine Tabelle, die alle einzelnen Budgets anzeigt, die für dieses Unternehmen/diesen Bereich/diese Filiale/etc. bereits hinterlegt wurden.
Über den blauen Button gelangen Sie zur Bearbeitungsansicht des Budgets.
Anlegen von Budgets und Anwendungsfälle
Die Unternehmens-Budgets funktionieren als Spendengrenzen. Ist ein Budget abgelaufen, existiert keine aktive Spendengrenze mehr, sodass Förderungen ohne Limit verteilt werden können. Um dies zu verhindern, enden neu erstellte Budgets standardmäßig immer weit in der Zukunft.
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten mit Unternehmens-Budgets zu arbeiten:
Sie erstellen für jedes Jahr/jeden Abrechnungszeitraum ein neues Budget, indem Sie auf “Budget erstellen” klicken. Nachdem das Budget erstellt ist, können Sie das Enddatum anpassen. Das rechtzeitige Anlegen eines neuen Budgets ist in diesem Fall besonders wichtig.
Sie Nutzen für das jeweilige Unternehmen/die jeweilige Filiale/etc. nur ein fortlaufendes Budget, dessen Enddatum 100 Jahre in der Zukunft liegt. Dadurch vermeiden Sie, dass Ihr Budget inaktiv wird und kein Limit mehr existiert. Das fortlaufende Budget können Sie bei Bedarf jederzeit reduzieren oder erhöhen.
Beachten Sie bei der Anlage, dass immer alle Budgets gültig sind, die im gleichen Zeitraum liegen. Gibt es also mehrere Budgets für den gleichen Zeitraum, gilt das Budget mit der niedrigsten Spendengrenze. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Sie ein Jahresbudget in monatliche Spendengrenzen aufteilen wollen. Angenommen Sie haben im Jahr ein Budget von 12.000 Euro zur Verfügung und es sollen nur 1000 Euro im Monat verteilt werden, können Sie hierfür entsprechende Budgets erstellen, die jeweils am Monatsende enden, so dass erst danach wieder Guthaben verfügbar ist. Oder Sie planen am Ende des Jahres eine größere Aktion, für die genügend Budget vorhanden sein soll, so können Sie einen Teil des Budgets für die erste Jahreshälfte reservieren und dann erst nach Ablauf des Halbjahres wieder verfügbares Budget freigeben.
Wie kann ich ein bereits bestehendes Unternehmens-Budget erhöhen/aufladen oder reduzieren?
Rufen Sie zunächst die Bearbeitungsansicht des Unternehmens-Budgets auf, welches Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie anschließend rechts auf “Budget ändern”.
Anschließend öffnen sich die Felder “Betrag” und “Begründung”. Möchten Sie das Budget erhöhen, tragen Sie einen positiven Betrag, z.B. 1000 ein. Um das Budget zu verringern, muss der eingetragene Betrag negativ sein, z.B. -100. Damit Sie die Budgetänderung zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehen können, können Sie außerdem eine Begründung ergänzen.
Mit einem Klick auf “Speichern” wird die Änderung des Budgets aktiv.
Wo kann ich die Budgetänderungen nachvollziehen?
In der Bearbeitungsansicht des Unternehmens-Budgets finden Sie – sofern bereits eine Änderung dieses Budgets durchgeführt wurde – eine Tabelle, die die Historie des Budgets anzeigt.
Folgende Infos zeigt die Tabelle an:
Aufgeladener Betrag: Um welchen Betrag wurde das Budget verändert?
Vorheriger Betrag: Gesamtvolumen des Budgets seit Start des Budgets – vor der Anpassung
Vorheriges Budget: Verfügbares Budget – vor der Anpassung
Neuer Betrag: Gesamtvolumen des Budgets seit Start des Budgets – nach der Anpassung
Neues Budget: Verfügbares Budget – nach der Anpassung
Aufladedatum: Wann wurde das Budget verändert (erhöht oder verringert)?
Benutzer: Welcher Nutzer hat die Anpassung durchgeführt?
Begründung