Zeitlicher Ablauf und Abrechnung von Fördergeldern und Spenden, auch über den Jahreswechsel hinweg

Plattformverwaltung und Zahlungsabläufe der Bank

Die Plattform bildet ausschließlich die verwaltungstechnische Seite der Projektfinanzierung ab, während sämtliche realen Geldbewegungen von der Bank ausgeführt werden. Diese klare Rollenverteilung ist zentral, denn sie erklärt die zeitlichen Unterschiede zwischen den Vorgängen, die auf der Plattform sichtbar werden, und den tatsächlichen Zahlungsläufen.

Wenn interne Förderungen angelegt werden oder wenn Spendengutscheine eingelöst oder Co Fundings aktiviert werden, erscheinen die zugehörigen Beträge sofort im Finanzierungsstatus des Projekts. Diese Zuordnung dient der Planung und Transparenz, stellt jedoch keinen Zahlungsvorgang dar. Das Geld verbleibt vollständig im Bankensystem. Erst wenn ein Projekt abgerechnet werden kann, weil es beendet oder vollständig finanziert ist oder ein definierter Teilbedarf erreicht wurde, erzeugt die Plattform eine Auszahlung.

Diese Auszahlung wird im System mit einem erstellt am Datum versehen, das den Zeitpunkt der Abrechnung innerhalb der Plattform widerspiegelt. Die Plattform stellt anschließend die benötigten Zahlungsdaten zur Verfügung. Dies geschieht je nach Konfiguration über SEPA Dateien oder Excel Exporte für die Finanzbuchhaltung der Bank. Manche Plattforminstanzen erzeugen zusätzlich Auszahlungsbelege, andere verzichten darauf. Die Bank führt die Zahlung anhand dieser Daten aus. Nachdem die Zahlung durchgeführt wurde, trägt ein Mitarbeitender der Bank das bezahlt am Datum in der Plattform ein. Dieser Schritt erfolgt manuell, weshalb grundsätzlich keine automatische Synchronisierung zwischen den Systemen stattfindet.

Für die steuerliche Betrachtung ist insbesondere wichtig, dass die Plattform nicht erkennen kann, wann das Geld tatsächlich auf dem Vereinskonto eingegangen ist. Dieses Zuflussdatum wird ausschließlich im Bankensystem ersichtlich und gilt als einzig relevanter Zeitpunkt für die Entstehung einer Zuwendung.

Bedeutung von Zufluss und Abfluss im Gesamtprozess

Die Trennung zwischen den Verwaltungsprozessen der Plattform und den realen Buchungen im Bankensystem macht die Unterscheidung zwischen Abfluss und Zufluss erforderlich. Die Buchung eines Förderbetrags in der Plattform stellt keine Zahlung dar. Der Abfluss entsteht erst, wenn die Bank die Überweisung tatsächlich ausführt. Der Zufluss wiederum entsteht erst dann, wenn der Betrag auf dem Vereinskonto gutgeschrieben wurde.

Die Plattform bildet daher ausschließlich die Zuordnung und Verwaltung von Mitteln ab. Die realen Zeitpunkte, die steuerlich eine Rolle spielen, können erst im Bankensystem nachvollzogen werden. Aus diesem Grund findet sich in den durch die Plattform erstellten Zuwendungsbestätigungen kein vorausgefülltes Datum der Zuwendung. Das Datum darf ausschließlich dem Kontoauszug des Vereins entnommen werden, da nur dieser den tatsächlichen Zufluss dokumentiert.

Die zeitliche Differenz zwischen Verwaltung und tatsächlicher Zahlung ist daher systembedingt und eine direkte Folge der Trennung zwischen der Plattform als Verwaltungsinstrument und der Bank als zahlender Stelle.

Umgang mit Spenden und internen Förderungen über den Jahreswechsel

Am Jahreswechsel werden die zeitlichen Verschiebungen in den Abläufen besonders sichtbar. Privatspenden werden sofort abgerechnet, da das Geld auf dem Treuhandkonto eingegangen ist. Diese Spenden erscheinen unmittelbar im Finanzierungsstatus und in der Finanztabelle des Vereins. Zu diesem Zeitpunkt ist jedoch keine Zuwendung entstanden, da das Geld noch nicht an den Projektträger ausgezahlt wurde.

Interne Förderungen, Spendengutscheine und Co Fundings verhalten sich ähnlich, obwohl sie zunächst keinen realen Geldfluss verursachen. Auch diese Mittel werden erst dann relevant, wenn das Projekt zur Auszahlung kommt. Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass Projektträger bereits Förderungen oder Privatspenden in ihrer Verwaltung sehen, obwohl die Mittel erst später ausgezahlt werden.

Wenn Projekte erst gegen Ende des Jahres abgeschlossen oder vollständig finanziert werden und die Abrechnung dadurch erst im neuen Jahr möglich wird, erfolgt die Auszahlung naturgemäß ebenfalls erst im neuen Jahr. Der Zufluss beim Verein findet dann zu einem Zeitpunkt statt, der sich vom Buchungsdatum auf der Plattform unterscheidet. Daraus folgt, dass die Zuwendungsbestätigung ein Datum aus einem anderen Kalenderjahr tragen kann als die Buchung auf der Plattform oder die Überweisung des Spenders. Dieses Verhalten ist kein Fehler, sondern eine direkte Konsequenz der Plattform und Bankprozesse und entspricht den gesetzlichen Vorgaben.

Zeitliche Einordnung von Buchung, Zahlung und Zuwendung

Interne Förderungen, Spendengutscheine und Co-Fundings im zeitlichen Ablauf

Interne Förderungen, Spendengutscheine und Co Fundings werden in der Plattform unmittelbar sichtbar, sobald sie angelegt wurden. Diese Buchungen sind Bestandteil der Verwaltungslogik und zeigen an, welche Mittel einem Projekt zugeordnet wurden. Die Bank führt zu diesem Zeitpunkt jedoch keine Zahlungen durch. Die Mittel verbleiben bis zur endgültigen Abrechnung des Projekts vollständig im Bankensystem.

Erst wenn die Voraussetzung für die Auszahlung erfüllt ist, werden diese Förderungen im Rahmen des Auszahlungsprozesses wirksam. Die Plattform erstellt dann die Auszahlung und übermittelt die Zahlungsdaten an die Bank. Von diesem Zeitpunkt an sind die Mittel nicht mehr lediglich verwaltet, sondern befinden sich im Zahlungsprozess. Der tatsächliche Abfluss tritt ein, wenn die Bank die Überweisung ausführt. Der Zufluss tritt ein, wenn der Projektträger den Betrag auf dem Vereinskonto verbuchen kann.

Bis zu diesem Zeitpunkt dürfen keine Zuwendungsbestätigungen für diese Förderbeträge ausgestellt werden. Die steuerliche Relevanz entsteht ausschließlich durch den Zufluss.

Privatspenden über das Treuhandkonto und steuerliche Relevanz

Privatspenden werden vom Spender direkt auf das Treuhandkonto überwiesen. Da der Betrag dort tatsächlich eingeht, werden Privatspenden sofort in der Plattform abgerechnet und erscheinen sowohl im Finanzierungsstatus eines Projekts als auch in der Finanztabelle des Vereins. Dennoch entsteht auch hier die Zuwendung erst mit dem Zufluss beim Projektträger.

Solange das Projekt nicht abgerechnet wurde und die Auszahlung nicht erfolgt ist, liegt keine steuerlich relevante Zuwendung vor. Daher darf der Verein keine Bescheinigung ausstellen, bevor die Bank die Zahlung ausgeführt und der Betrag das Vereinskonto erreicht hat. Das Spendendatum des Spenders ist für die Bescheinigung nicht maßgeblich, da die Plattform ein Treuhandmodell nutzt, bei dem die Auszahlung an Bedingungen geknüpft ist.

In der Praxis führt genau dieser Unterschied häufig zu Rückfragen. Spender sehen ihre Spende bereits im System und erwarten, dass sie sofort eine Bescheinigung erhalten. Dass die Bescheinigung erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang beim Verein erstellt werden darf, ist jedoch eine zwingende steuerliche Vorgabe.

Gründe für abweichende Buchungs-, Abrechnungs- und Zuwendungsdaten

Durch die Trennung der Prozesse entstehen mehrere Zeitpunkte, die sich naturgemäß unterscheiden. Die Plattform zeigt das Datum, an dem eine Buchung oder ein Förderbetrag zugeordnet wurde. Die Auszahlungsübersicht zeigt das erstellt am Datum der technischen Abrechnung. Die Bank dokumentiert, wann die Auszahlung tatsächlich ausgeführt wurde. Der Verein hat schließlich das Zufluss Datum auf seinem Kontoauszug.

Diese Zeitpunkte können erheblich voneinander abweichen, insbesondere wenn Projekte spät im Jahr abgeschlossen werden. Da Zuwendungsbestätigungen ausschließlich den tatsächlichen Zufluss dokumentieren dürfen, ist es üblich und korrekt, dass Bescheinigungen ein Datum aus einem anderen Kalenderjahr tragen als das Spendendatum oder das Buchungsdatum auf der Plattform.

Jahreswechsel und Zuwendungsbestätigungen

Abfluss und Zufluss im gleichen Kalenderjahr gewährleisten

Wenn der Abfluss durch die Bank und der Zufluss beim Verein im gleichen Kalenderjahr stattfinden sollen, muss der gesamte Prozess rechtzeitig abgeschlossen sein. Das Projekt muss dann so geplant werden, dass die Abrechnung vor Jahresende erfolgen kann. Die Bank benötigt zudem ausreichend Zeit, die Auszahlung auszuführen, einen entsprechenden Jahresabschluss zu verwalten und der Betrag muss rechtzeitig vor Jahresende auf dem Vereinskonto eingehen.

Einige Kunden legen ihre Projekte daher bewusst so an, dass Teilbedarfe definiert werden, die vor Jahresabschluss erreicht werden können. Andere arbeiten mit festen Projektenddaten, die eine rechtzeitige Abrechnung ermöglichen. Auch getrennte Registrierungs- und Spendenphasen können genutzt werden, um zu verhindern, dass kurz vor Jahresende neue Projekte gestartet werden, die nicht mehr rechtzeitig zur Auszahlung kommen können.

Wenn ein Ablauf nicht vollständig im alten Jahr abgeschlossen werden kann, liegt die Zuwendung zwangsläufig im neuen Jahr. Die Bescheinigung muss in diesem Fall das Datum aus dem neuen Jahr tragen.

Zuwendungsbestätigungen und das Datum der Zuwendung

Das Datum der Zuwendung ist immer der Zeitpunkt, an dem die Bank die Auszahlung durchgeführt hat und der Betrag tatsächlich auf dem Vereinskonto eingegangen ist. Die Plattform trägt dieses Datum nicht ein, da es nur über das Bankkonto des Vereins festgestellt werden kann und steuerlich nur dieser Beleg gilt.

Das Spendendatum des Spenders oder das Buchungsdatum der Förderung auf der Plattform dürfen niemals als Zuwendungsdatum verwendet werden. Daher kann es vorkommen, dass die Zuwendungsbestätigung ein Datum trägt, das weit nach der Buchung in der Plattform liegt. Besonders am Jahreswechsel wird dies häufig sichtbar.

Transparente Kommunikation für Privatspender

Rückfragen zum Thema Privatspenden

Viele Privatspender kennen die Funktionsweise der Plattform nicht im Detail. Sie sehen, dass ihre Spende sofort in der Projektfinanzierung erscheint und oft auch in der öffentlich sichtbaren Darstellung des Projekts auftaucht. Aus dieser Sicht entsteht leicht der Eindruck, dass die Spende damit abgeschlossen ist und sofort bescheinigt werden kann.

Spender verbinden häufig das Datum der eigenen Überweisung mit dem Datum, das auf der Bescheinigung stehen müsste. Dies ist jedoch im Treuhandmodell der Plattform nicht zutreffend, da die Auszahlung an Bedingungen geknüpft ist und erst mit Abschluss oder vollständiger Finanzierung oder einem definierten Teilbedarf erfolgt.

Die zeitliche Differenz zwischen dem Spendendatum und dem Datum der Zuwendung führt vor allem am Jahreswechsel häufig zu Rückfragen. Es ist daher sinnvoll, die Funktionsweise transparent zu erklären, um Missverständnisse zu vermeiden.

Transparente Kommunikation auf der Plattform

Eine klare Darstellung des Ablaufs kann die Anzahl der Rückfragen erheblich reduzieren. Spender sollten verstehen, dass die Bescheinigung erst dann erstellt werden kann, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde und die Auszahlung tatsächlich erfolgt ist. Insbesondere zum Jahresende, wenn viele Menschen Spenden tätigen und gleichzeitig ihre Steuerunterlagen vorbereiten, ist eine transparente Kommunikation hilfreich.

Textvorschläge für Privatspender in den FAQ

Bei Spenden über diese Plattform ist für die Spendenbescheinigung nicht das Datum Ihrer Überweisung maßgeblich, sondern der Zeitpunkt, an dem das Geld beim Projektträger eingeht. Da die Mittel erst nach Abschluss oder erfolgreicher Finanzierung eines Projekts ausgezahlt werden, kann die Bescheinigung ein Datum im neuen Kalenderjahr tragen, auch wenn Sie im alten Jahr gespendet haben. Dies entspricht den gesetzlichen Vorgaben und ist Teil des Crowdfunding Ablaufs.

Textvorschläge für die Nutzungsbedingungen der Plattform

Bei Spenden über die Plattform wird der Betrag zunächst auf einem Treuhandkonto gesammelt und erst nach Abschluss oder vollständiger Finanzierung eines Projekts an den Projektträger ausgezahlt. Die Ausstellung der Zuwendungsbestätigung richtet sich ausschließlich nach dem tatsächlichen Geldeingang auf dem Konto des Projektträgers. Das Datum Ihrer Überweisung an die Plattform ist dafür nicht relevant. Eine steuerliche Beratung erfolgt nicht.

Textvorschläge für die Antwort auf E-Mails von Privatspendern

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Bei Spenden über die Plattform richtet sich das Datum der Zuwendungsbestätigung nicht nach dem Tag Ihrer Überweisung, sondern nach dem Zeitpunkt, an dem die Spende beim gemeinnützigen Projektträger eingeht. Die Auszahlung erfolgt erst nach Abschluss, vollständiger Finanzierung oder Erreichen eines Teilbedarfs des Projekts. Erst mit dem Eingang auf dem Vereinskonto entsteht eine Zuwendung im steuerlichen Sinn und erst dann darf die Bescheinigung ausgestellt werden. Deshalb kann es vorkommen, dass die Spendenbescheinigung ein Datum im neuen Jahr trägt, obwohl Ihre Überweisung noch im alten Jahr erfolgt ist.

Kommunikation mit Organisationen

Rückfragen zum Thema Privatspenden und Zuwendungsbestätigungen

Organisationen sehen auf der Plattform, dass sich der Finanzierungsstatus erhöht hat und dass neue Beträge im Projekt verbucht wurden. Bei öffentlich sichtbaren Projekten ist dies sofort ersichtlich, bei nicht öffentlichen Projekten erkennen sie die Veränderungen erst, wenn eine Auszahlung ansteht.

Privatspenden erscheinen zudem bereits als Bestandteil einer zukünftigen Auszahlung und die dazugehörige Bescheinigung ist technisch hinterlegt. Diese Sichtbarkeit führt jedoch häufig zu Verwirrung, weil Organisationen annehmen, dass eine Bescheinigung bereits ausgestellt werden dürfe. Tatsächlich darf eine Bescheinigung erst dann ausgestellt werden, wenn der tatsächliche Zufluss auf dem Vereinskonto erfolgt ist.

Spender wiederum wenden sich häufig an die Organisation und fragen, warum die Bescheinigung fehlt oder warum ein anderes Datum verwendet wird als das Datum der Überweisung. Damit Organisationen sachlich korrekt antworten können, müssen sie verstehen, dass die Plattform nur die Verwaltung abbildet, Gelder zunächst treuhänderisch gesammelt werden und die reale Zahlung erst später erfolgt.

Textvorschläge für Organisationen zum Thema Privatspende und Auszahlung von Förderungen in den FAQ

Bei Spenden über diese Plattform ist für die Spendenbescheinigung nicht das Datum der Überweisung maßgeblich, sondern der Zeitpunkt, an dem das Geld beim Projektträger eingeht. Da die Mittel erst nach Abschluss oder erfolgreicher Finanzierung eines Projekts ausgezahlt werden, kann die Bescheinigung ein Datum im neuen Kalenderjahr tragen, auch wenn Sie im alten Jahr gespendet haben. Dies entspricht den gesetzlichen Vorgaben und ist Teil des Crowdfunding Ablaufs.

Das Datum der Zuwendung in den Bescheinigungen ist dabei immer der Tag, an dem die Spende tatsächlich auf Ihrem Vereinskonto eingeht. Das Spendendatum bezieht sich bei Privatspenden lediglich auf den Eingang auf dem Treuhandkonto an und stellt noch keine Zuwendung dar. Da Auszahlungen erst nach Abschluss, vollständiger Finanzierung oder Erreichen eines Teilbedarfs erfolgen, kann das Zuwendungsdatum zeitlich vom Spendendatum abweichen. Bitte tragen Sie daher immer das Datum aus Ihrem Kontoauszug ein.

Textvorschläge für die Nutzungsbedingungen der Plattform

Bei über die Plattform getätigten Spenden werden die Beträge zunächst auf einem Treuhandkonto gesammelt. Die Auszahlung an den Projektträger erfolgt erst nach Abschluss, vollständiger Finanzierung oder Erreichen eines definierten Teilbedarfs. Das Datum der Auszahlung kann daher zeitlich vom Spendendatum abweichen und auch im Folgejahr liegen. Die steuerliche Zuordnung einer Förderung richtet sich ausschließlich nach dem Zeitpunkt, an dem der ausgezahlte Betrag auf dem Konto des Projektträgers eingeht.

Textvorschläge für die Antwort auf E-Mails von Organisationen

Privatspender gehen häufig davon aus, dass sofort eine Spendenquittung ausgestellt werden kann oder dass das Datum ihrer Überweisung maßgeblich sei. Die Spende liegt nach Eingang zunächst auf dem Treuhandkonto der Plattform und wird erst ausgezahlt, wenn Ihr Projekt beendet, vollständig finanziert oder ein definierter Teilbedarf erreicht wurde. Erst mit dieser Auszahlung und dem Eingang des Betrags auf Ihrem Vereinskonto entsteht eine Zuwendung im steuerlichen Sinn. Die Zuwendungsbestätigung darf deshalb ausschließlich das Datum des tatsächlichen Zahlungseingangs auf Ihrem Konto tragen.

Hinweis zur steuerlichen Einordnung

Steuerliche Fragen zu Spenden, Förderungen, Spendengutscheinen, Co Fundings und Jahresabschlüssen sollten immer mit der zuständigen Steuerberatung geklärt werden. Die Plattform stellt die technischen Abläufe und Verwaltungsprozesse zur Verfügung, entscheidet jedoch nicht über steuerliche Bewertungen und ersetzt keine steuerliche Beratung.