Wie gehen wir vor, wenn wir unser Spendenbudget jährlich aufbrauchen müssen?

In einigen Fällen gibt es die interne Vorgabe, dass das Spendenbudget innerhalb des Spendenjahres vollständig aufgebraucht werden muss und am Ende des Jahres alle Spenden ausgezahlt sein sollen. Da Projekte erst abgerechnet und zur Auszahlung gebracht werden, wenn diese vollständig finanziert oder beendet sind, oder ein Teilbedarf finanziert wurde, kann es dazu kommen, dass das Datum der internen Förderung und das Zuwendungsdatum auf der Spendenbescheinigung des Vereines in ein unterschiedliches Kalenderjahr feiern. Plattformseitig ist hier zu berücksichtigen, dass eine interne Förderung nicht mit dem Auszahlungsdatum gleichzusetzen ist und die Förderung/Auszahlung erst final umgesetzt wird, wenn das Projekt bzw. der Teilbedarf auch zur Auszahlung kommt. Erst dann wird eine Zuwendungsbestätigung erstellt und das Projekt erscheint in den Auszahlungen und kann ausgezahlt werden.

Dies betrifft auch die Privatspendenquittungen, die durch den Verein ausgestellt werden, da auch diese dass Zuwendungsdatum auf der Spendenquittung anhand des Geldeinganges auf dem Vereinskonto bescheinigen (Datum der Zuwendung). So kann es dazu kommen, dass Privatspender eine Spende im alten Kalenderjahr über die Plattform tätigen, jedoch erst im darauffolgenden Kalenderjahr eine Spendenquittung hierfür erhalten. Dass Problem über den Jahreswechsel ist ein bekanntes und wird teilweise selbst von den Finanzämtern unterschiedlich gehandhabt. Es ist kein plattformseitiges Problem, sondern dem Umstand geschuldet, dass für Spender im Allgemeinen das Abflussprinzip und für die Vereine das Zuflussprinzip gilt.

Wenn sichergestellt werden muss, dass der Abfluss des Geldes im gleichen Jahr wie der Zufluss des Geldes liegt, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Erfassen von Teilbedarfen, die am Ende des Jahres ausgezahlt werden

Sie stellen bereits bei Prüfung des Projektes einen Teilbedarf ein, der dann rechtzeitig im alten Jahr finanziert wird. Hierbei muss der Teilbedarf bei Prüfung des Projektes bereits festgelegt werden, da keine Anpassung des Bedarfs mehr möglich ist, sobald finanzrelevante Transaktionen auf dem Projekt eingegangen sind.

Globales Enddatum bzw. getrennte Registrierungs- und Spendenphase

Sie versehen die Projekte mit einem Enddatum und rechnen diese noch im alten Jahr vollständig ab. In diesem Fall ist es empfehlenswert, die Plattform über den Jahreswechsel zu schließen, damit in der Zwischenzeit keine Registrierungen oder Privatspenden eingehen. Bei Nutzung eines globalen Enddatums sollte dieses möglichst nicht unmittelbar vor dem Jahreswechsel liegen, damit der Eingang der Spenden auf dem Vereinskonto noch in das gleiche Steuerjahr fällt. Bei diesem Vorgehen sollte außerdem überlegt werden, wie es sich mit Projekten verhält, die relativ spät im Jahr eingestellt werden, da die Zeit zum Sammeln von Spenden natürlich entsprechend kurz ausfällt. Einige unserer Kunden nutzen hier ein 2-Phasen-Modell mit Registrierungs- und Spendenphase, so dass Registrierungen nur in einem bestimmten Zeitraum möglich sind und später im Jahr keine neuen Projekte mehr eingestellt werden können.

Hinweis für Privatspender

Bei fortlaufender Spendenmöglichkeit von Privatspenden kann es sinnvoll sein, die Spender in den FAQ auf diesen Umstand hinzuweisen: “Die Spendenempfänger können erst eine Spendenbescheinigung ausstellen, wenn die gesammelten Gelder ausgezahlt wurden. Dies ist entweder nach Erreichen des Projektzeitraums (Enddatum) oder wenn der benötigte Gesamtbetrag erreicht wurde. Je nach dem kann es also sein, dass die Spendenbescheinigung mit einem Datum im Folgejahr ausgestellt wird, da die gesammelten Gelder erst dann in einer Summe ausgezahlt werden.”

Bei Rückfragen zum Thema Steuern und Bescheinigungen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerfachabteilung, da wir an dieser Stelle nur unsere Auffassung und praktische Hinweise zur Umsetzung auf der Plattform teilen und steuerrechtlich nicht beraten dürfen.