Aufgaben und Aufgabenvorlagen

Wie kann mich die Aufgabenfunktion als Administrator unterstützen?

Mithilfe der Aufgabenfunktion erstellen Sie für sich selbst oder für andere Nutzer mit Mitarbeiterstatus Aufgaben und Erinnerungen. Abhängig von Ihrem Workflow können die Aufgaben neben einer einfachen Wiedervorlage zum Beispiel auch für Freigaben und die Bearbeitung von Förderanfragen im Team eingesetzt werden.

Wie erstelle ich eine Aufgabe?

Aufgaben können auf Projekt- und Organisationsebene erstellt und verwaltet werden. Rufen Sie dazu einfach die Organisations- oder Projekttabelle auf und fahren Sie mit der Maus über die Zeile der entsprechenden Organisation oder des Projekts, für welches Sie eine Aufgabe erstellen möchten. Klicken Sie anschließend auf Optionen → Aufgaben. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie eine Aufgabe erstellen können. Inhaltlich besteht eine Aufgabe aus einem Titel, einer Beschreibung und mindestens einer verantwortlichen Person (Mehrfachauswahl möglich). Aufgaben können ausschließlich Nutzern mit Mitarbeiterstatus zugewiesen werden. Organisationen und deren dazugehörigen Nutzern können also keine Aufgaben zugeteilt werden.

Wie erfahre ich, dass mir eine Aufgabe zugewiesen wurde?

Die verantwortlichen Nutzer einer Aufgabe werden initial bei der Erstellung einer Aufgabe über diese informiert. Sollte die Aufgabe bis zur Erreichung des Fälligkeitsdatums noch nicht als erledigt markiert worden sein, erhalten die Verantwortlichen erneut eine Erinnerung per E-Mail. Die Erstellerin/der Ersteller kann bei der Erstellung der Aufgabe auswählen, ob sie/er benachrichtigt werden soll, sobald die von ihr/ihm gestellte Aufgabe als erledigt gekennzeichnet wurde.

Die Texte der dazugehörigen E-Mail Vorlagen können Sie selbst an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie das funktioniert lesen Sie hier: E-Mail Vorlagen bearbeiten

Wozu dienen Aufgabenvorlagen und wie erstelle ich diese?

Das einstellen wiederkehrender Aufgaben wird durch die Aufgabenvorlagen erleichtert. Wählen Sie bei der Erstellung einer Aufgabe eine Aufgabenvorlage aus, wird der Titel und die Beschreibung der Aufgabe automatisch mit den in der Vorlage hinterlegten Texten ausgefüllt. Diese Texte können vor dem finalen Einstellen der Aufgabe von Ihnen bearbeitet werden.

In Ihrer Plattform können Sie unbegrenzt viele Aufgabenvorlagen erstellen. Rufen Sie dazu im Administrationsbereich den Menüpunkt Aufgaben → Vorlagen auf. Hier können Sie neue Aufgabenvorlagen erstellen und bereits vorhandene bearbeiten oder löschen. Eine Aufgabenvorlage beinhaltet jeweils einen Aufgabentitel und eine -beschreibung.

Aufgaben und Berechtigungen

Aufgaben können nur von der Erstellerin/dem Ersteller oder den Verantwortlichen geändert werden. In den Berechtigungen können Sie Nutzer mit Mitarbeiterstatus allerdings dazu berechtigen, auch Aufgaben anderer Nutzerinnen und Nutzer bearbeiten zu dürfen.

Wie Sie Aufgaben und Vorlagen erstellen und verwalten können, erfahren Sie in folgendem Video: