E-Mail-Vorlagen bearbeiten

Zum Bearbeiten der E-Mail-Vorlagen klicken Sie links im Menü auf E-Mail -> Vorlagen. Sollte der Menüpunkt für Sie nicht sichtbar sein, fehlen Ihnen womöglich die benötigten Berechtigungen. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Mitarbeiternutzer, der die Berechtigungen Ihrer Plattform verwaltet. Alternativ hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter.

Wählen Sie anschließend in der Tabelle die zu bearbeitende Vorlage aus und klicken rechts auf den blauen Button “Bearbeiten”.

Betreff

Hier können Sie bei Bedarf die Betreffzeile der jeweiligen E-Mail-Vorlage bearbeiten.

Nachricht

Um das Nachrichtenfeld zu vergrößern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die untere, rechte Ecke des Feldes, halten diese gedrückt und ziehen das Feld beliebig groß.

In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit den bereits vorhandenen Standardtext der jeweiligen Vorlage anzupassen oder auszutauschen. Dabei können Sie – abhängig von der jeweiligen Vorlage – auch auf verschiedene Variablen zurückgreifen, die beim Versenden der E-Mail durch die entsprechenden Daten ersetzt werden. Die wichtigsten verfügbaren Variablen erfahren Sie jeweils mit einem Klick auf das ?-Symbol. Bitte beachten Sie, dass einige Variablen für die Funktion einer Nachricht unerlässlich sein können. Zum Beispiel der “Passwort vergessen Link” in der E-Mail-Vorlage “Passwort zurücksetzen”.

HTML Nachricht

Mithilfe von HTML lassen sich E-Mail Nachrichten aufwändiger formatieren und designen. Sollen die Nachrichten Ihrer Plattform in einem individuellen Layout versendet werden, kann der HTML-Code optional in diesem Feld platziert werden. Zum Versenden einfacher E-Mail-Nachrichten muss dieses Feld nicht ausgefüllt werden und sollte einfach frei bleiben. Ob die Nachricht beim Empfänger tatsächlich als HTML-Nachricht angezeigt wird, hängt von der vom Empfänger verwendeten E-Mail Software ab. Sollte das E-Mail Programm des Empfängers die Anzeige von HTML nicht unterstützen (z.B. aus Datenschutzgründen), wird stattdessen der Text aus dem Feld “Nachricht” angezeigt.

Registrierte Nutzer

Hier können Sie festlegen, welche registrierten Nutzer mit Mitarbeiterstatus E-Mails dieser E-Mail-Vorlage in Kopie erhalten sollen. Einige E-Mail Nachrichten sind ausschließlich für Mitarbeiternutzer gedacht. Auch in diesen Vorlagen können Sie mithilfe des Feldes “Registrierte Nutzer” festlegen, welche Mitarbeiter die entsprechende E-Mail erhalten sollen. Beachten Sie jedoch, dass es auch E-Mail Vorlagen gibt, die nicht für den Versand an Mitarbeiter geeignet sind, da diese zum Beispiel mehrere tausend Mal pro Woche versendet werden. Lesen Sie dazu auch: Weitere Überlegungen zu Empfängern.

Wie kann ich Mitarbeiternutzer als Empfänger hinzufügen?

Drücken Sie die Taste STRG (cmd für Mac-Nutzer), halten diese gedrückt und klicken mit der linken Maustaste alle Nutzer an, die die E-Mails dieser Vorlage erhalten sollen. Lassen Sie anschließend die Taste STRG los und klicken auf “Speichern”.

Wie kann ich Mitarbeiternutzer als Empfänger entfernen?

Drücken Sie die Taste STRG (cmd für Mac-Nutzer), halten diese gedrückt und klicken mit der linken Maustaste alle Nutzer an, die die E-Mails dieser Vorlage nicht mehr erhalten sollen. Lassen Sie anschließend die Taste STRG los. Alle Nutzer, die jetzt noch blau markiert sind, werden die E-Mail auch zukünftig noch erhalten. Klicken Sie anschließend auf “Speichern”.

E-Mail automatisch versenden

Ist der Haken “E-Mail automatisch versenden” gesetzt, wird die E-Mail vom System automatisch versendet, wenn das dazugehörige Ereignis eingetreten ist (z.B. Projekt vollständig finanziert, Nutzer klickt auf “Passwort vergessen”, etc.). Möchten Sie das Versenden einer bestimmten E-Mail-Vorlage grundsätzlich oder kurzfristig unterbinden, damit keine Benachrichtigung ab die Organisation erfolgt, können Sie den Haken entfernen. Bitte beachten Sie jedoch, dass automatisch versendete E-Mail Nachrichten dazu dienen Ihren Arbeitsaufwand zu reduzieren und Prozesse zu automatisieren und vergessen Sie bei einer vorübergehenden Aktivierung nicht, den Haken nach Fertigstellung der Arbeit wieder zu setzen.