Dokumentvorlagen anlegen
Um eine neue Dokument-Vorlage zu erstellen, wählen Sie im Menüpunkt Dokumente den Punkt “Vorlagen administrieren”:
Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf den Button “Vorlage hinzufügen”, um den Vorlagen-Dialog zu öffnen.
Titel und Beschreibung hinzufügen
Es öffnet sich der Dialog zur Eingabe weiterer Daten, in dem Sie den Titel und eine deutliche Beschreibung, die beim Erstellen des Dokuments angezeigt wird, eingeben können.
Datei hochladen
Sobald Sie die Angaben speichern, werden Sie zum nächsten Schritt weitergeleitet.
Beachten Sie vor dem Dateiupload folgende Hinweise:
Das PDF muss beschreibbare Felder enthalten
Das PDF darf keine Makros enthalten
Das PDF muss Felder mit eindeutigen Namen enthalten
Das PDF darf nicht schreibgeschützt sein
Das PDF darf keinen Passwortschutz haben
Weitere Infos zur PDF-Erstellung finden Sie hier.
Klicken Sie anschließend auf “weiter”, um in den Dialog zur Zuordnung der Inhalte zu gelangen.
Zuordnung von Inhalten
Nachdem die Datei erfolgreich hochgeladen und vom System analysiert wurde, lassen sich im letzten Schritt, “Inhalt verbinden”, die Werte für die einzelnen Felder der Datei festlegen. Dabei gibt es die Option, die Felder an bestimmte Werte aus dem System zu koppeln, oder auch komplett frei ausfüllbare Felder zu erstellen.
Im System hinterlegte Felder zuordnen
Die meisten im System gespeicherten Felder können Sie über die Auswahlfelder einem Feld im Dokument zuordnen. Hier zahlt es sich aus, wenn Sie im Dokument “spechende” Feld-IDs verwendet haben, da dies die Zuordnung enorm erleichtert. Um später weitere PDFs mit gleichen Feldern zu verwenden, empfiehlt es sich, die Felder in allen Dokumenten gleich zu benennen.
Klicken Sie in eines der Auswahlfelder, damit ein Drop-Down-Menü mit der Feldauswahl angezeigt wird und wählen Sie das zuzuordnende Feld aus, damit es später im Dokument ausgegeben wird.
Um frei beschreibbare Felder hinzuzufügen, können Sie die Typen “individuelle Textzeile” (einzeiliger Text) und “individuelle Textbox” (mehrzeiliger Text) verwenden. Bei der Erstellung des Dokuments wird dann ein Dialog eingeblendet, in dem Sie Ihren Text eingeben können.
Speichern Sie Ihr Dokument nun mit “Speichern”, um weitere Änderungen vorzunehmen, oder mit “Speichern und beenden”, um das Dokument zu speichern und zurück in die Dokumentenübersicht zu gelangen.
Ihr Dokument steht nun auf der Plattform allen berechtigten Benutzern zur Verfügung.