Dokumentvorlagen erstellen
Bei dem Feature “Dokumentvorlagen erstellen” handelt es sich um eine kostenpflichtige, zusätzliche Funktionalität, die auf Ihrer Plattform separat aktiviert werden muss. Sollten Sie daran interessiert sein, sprechen Sie uns gerne an: sales@particulate.de
Das Feature Dokumente bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, individuelle Dokumente mit den Daten aus Ihrer Plattform vorausgefüllt als PDF-Datei zu generieren. Ähnlich wie bei einem Serienbrief können Sie festlegen, an welcher Stelle Ihres Dokuments Platzhalter für Projekt- und Organisationsdaten eingefügt werden, die bei der Generierung der Dokumente mit den Daten aus Ihrer Plattform gefüllt werden.
Mögliche Anwendungsszenarien:
Generierung eines postalischen Anschreibens “Neue Spendenaktion startet bald” an alle registrierten Organisationen
Postalische Förderzusagen/-absagen
Sponsoringverträge
Abholscheine für Sponsoringmaterial (Banner, etc.)
Vorstandsvorlagen (z.B. wenn der Vorstand Förderungen ab einem bestimmten Betrag zustimmen muss)
Individuelle Auszahlungsbelege
Individuelle Verwendungsnachweise
und vieles mehr!
Und so funktioniert’s:
Sie erstellen eine Vorlage Ihres Dokumentes in Form einer beschreibbaren PDF-Datei.
Sie laden Ihre Vorlage in der Plattform hoch und das System erkennt automatisch die beschreibbaren Felder der PDF-Datei.
Sie können festlegen, welche Informationen aus dem System in den jeweiligen Feldern der PDF eingefügt werden sollen.
Anschließend können Sie Dokumente sowohl für einzelne, als auch für mehrere, von Ihnen ausgewählte Projekte & Organisationen gleichzeitig generieren.
Auf den Seiten “Beschreibbare PDF erstellen” und “Dokumentvorlagen anlegen” erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt neue Dokumentvorlagen hinzufügen können. Unter “Dokumente erstellen” zeigen wir Ihnen, wie Sie mit den zuvor hinzugefügten Vorlagen fertige Dokumente generieren.
Standarddokumente
Mithilfe der Dokumente können Sie auch Standarddokumente, die in Ihrem System zum Download angeboten werden, bearbeiten. So ist es im Feature “Dokumente” zum Beispiel möglich, den Standard-Auszahlungsbeleg durch einen individuellen Auszahlungsbeleg auszutauschen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: Standarddokumente.