Standarddokumente

Mithilfe des Features “Dokumente” können Sie nicht nur individuelle Anschreiben und andere Dokumente erstellen, sondern auch Standarddokumente anpassen oder austauschen, die innerhalb Ihrer Plattform zum Download angeboten werden. Folgende Standarddokumente können mithilfe des Dokumente Features von Ihnen bearbeitet bzw. ausgetauscht werden:

• Auszahlungsbeleg (Standard-Beleg)

• Zuwendungsbestätigungen

  • für Vereine, gGmbH, gAG, gUG

  • für Kirchengemeinde, Verbandsgemeinde, Stadt, Universität, etc.

  • für Stiftung des öffentlichen Rechts

  • für Stiftung des privaten Rechts

Auszahlungsbeleg unter “Finanzen”

Abhängig von Ihren Prozessen stoßen Sie die Auszahlungen, der auf Ihrer Plattform getätigten Förderungen, über den Export der Sepa-Datei oder mithilfe des Auszahlungsbeleg im PDF-Format an. Ist der Beleg-Download aktiviert, können Sie für jede einzelne Auszahlung einen Beleg im PDF-Format herunterladen. Damit der Beleg von Ihren Finanzsystemen optimal eingelesen und verarbeitet werden kann, ist es unter Umständen nötig, diesen Beleg an Ihre Vorgaben und Voraussetzungen anzupassen.

Wo finde ich das Dokument “Beleg/Auszahlungsbeleg” auf meiner Plattform zum Download?
Den Beleg finden Sie auf Ihrer Plattform unter Finanzen -> Spendenauszahlungen, Zweckertragsauszahlungen, Sponsoringauszahlungen und Stiftungsauszahlungen.

Zuwendungsbestätigungen und Zweckertragsnachweise

Abhängig davon, ob eine Förderung von einem Zweckertrags- oder Spendenbudget durchgeführt wurde, wird vom System automatisch ein Zweckertragsnachweis oder eine Zuwendungsbestätigung generiert.

Wo finde ich das Dokument  auf meiner Plattform zum Download?
Den Beleg finden Sie auf Ihrer Plattform unter Finanzen -> Zuwendungsbestätigungen

Wie kann ich die Standarddokumente austauschen?

Klicken Sie im Menü auf “Dokumente” und anschließend auf “Vorlage administrieren”. Suchen/filtern Sie nun nach dem gewünschten Standarddokument, fahren mit dem Cursor über die entsprechende Zeile und klicken auf “Bearbeiten”.

Wählen Sie in der Bearbeitungsansicht der Vorlage “Datei hochladen” und löschen Sie die bereits vorhandene Datei mit einem Klick auf das Papierkorbsymbol. Anschließend können Sie Ihre eigene Vorlage für dieses Dokument hochladen und unter “Inhalt verbinden” die Felder Ihrer individuellen Vorlage mit den Feldern der Plattform verknüpfen. Nach dem Hochladen und Verknüpfen der neuen Datei (bitte das Speichern nicht vergessen), wird Ihr individueller Förderungsnachweis in den Finanzen zum Download bereitgestellt.
Wie Sie eine neue PDF-Vorlage erstellen, erfahren Sie unter: Beschreibbare PDF erstellen. Wie Sie die Felder Ihrer Vorlage mit denen der Plattform verknüpfen, haben wir unter Dokumentvorlagen anlegen für Sie zusammengestellt.