Zweckertragsnachweise im Selfservice
Sie können den Organisationen auf Ihrer Plattform ausgefüllte Zweckertragsnachweise für Zweckertragsförderungen zur Verfügung stellen. Es ist möglich, die individuellen Zweckertragsdokumente des jeweiligen Gewinnsparvereins/-verbands auf Ihrer Plattform zu implementieren.
Wann wird ein Zweckertragsnachweis ausgestellt?
Wird ein Projekt abgerechnet, kann im Menüpunkt „Finanzen“ eine Zuwendungsbestätigung beziehungsweise ein Zweckertragsnachweis für eine Finanzierung generiert und runtergeladen werden.
Dafür sucht die Organisation in ihrem Login unter „Finanzen“ das jeweilige Projekt innerhalb des Zeitraums der Finanzierung. Mit Klick auf den Button “Dokumente” rechts in der Tabelle öffnet sich ein Dialogfenster zum Download der Zuwendungsbestätigung beziehungsweise des Zweckertragsnachweises.
Diese werden bereits automatisch mit den entsprechenden Daten befüllt und müssen ggf. nur noch entsprechend durch den Verein ergänzt werden.
Alternativ können einzelne oder alle Auszahlungen am linken Rand der Tabelle markiert und die dazugehörigen Zuwendungsbestätigungen/Zweckertragsnachweise in einer ZIP-Datei gesammelt heruntergeladen werden. Der Button “Zuwendungsbestätigung” am rechten unteren Rand der Tabelle wird erst nach Markieren von Zahlungen aktiviert und anklickbar.
Versionierung der Dokumente
Im Rahmen des Dokumentfeatures können Sie Dokumente versionieren. Das bedeutet, es können verschiedene Versionen eines Dokuments für bestimmte Zeiträume auf der Plattform hinterlegt werden.
Die Versionen finden Sie, indem Sie im Menüpunkt „Dokumentvorlagen“ mit dem Mauszeiger über eine der vorhandenen Vorlagen navigieren. Es sollte dann der Button „Dokumentvorlage bearbeiten“ erscheinen.
In der Bearbeitungsansicht der Vorlage im Untermenüpunkt „Versionen“ können Sie nun Versionen erstellen, datieren, hochladen und die Felder verbinden.
Um eine Version zu erstellen, klicken Sie auf den farbigen Button links oberhalb des oben gezeigten Kastens. Es erscheint der Kasten „Neue Version erstellen“.
Um die Zeiträume für die Version festzulegen, gibt es unter dem Reiter „Gültigkeitszeitraum“ zwei Felder, „Gültig ab“ und „Gültig bis“. Dort können Sie einfach mithilfe des Datepickers die Zeiträume für die Version definieren.
Nachdem Sie den Zeitraum definiert haben, klicken Sie auf den Button „Speichern und weiter“. Im nächsten Schritt laden Sie die Datei hoch, welche für diesen Versionszeitraum vorgesehen ist.
Im dritten Schritt können Sie dann die Felder aus der Plattform mit Formularfeldern aus der eben hochgeladenen PDF-Datei verknüpfen. Verknüpfte Felder werden bei der Generierung des Dokuments automatisiert mit den jeweiligen Daten aus der Plattform befüllt.
Weitere Informationen zu Schritt 2 und 3 finden Sie im Artikel https://helpcenter.particulate.de/content/dokumentvorlagen-anlegen.
Durch die Möglichkeit der Versionierung können so jährliche Updates der Dokumente einfacher gepflegt werden und man erhält eine bessere Übersicht über die aktuellen Dokumentvorlagen. Diese jährlichen Updates müssen selbst durchgeführt oder proaktiv beauftragt werden.
Sonderfälle
Zwei Gewinnsparvereine
Wenn Sie in zwei Gewinnsparvereinen sind, haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen für individuelle Gewinnsparquittungen anzulegen. Erstellen Sie dafür eine neue Dokumentvorlage des Typs „benutzerdefinierte Gewinnsparquittung“.
Die restlichen Schritte zum Erstellen der Vorlage sind gleich der Ihnen bereits bekannten.
Nennung eines Satzungszweckes
Ist auf dem Reinertragsnachweis ein konkreter Satzungszweck zu nennen, können Sie die Funktion „Satzungszwecke“ aktivieren. Navigieren Sie dafür in die Grundeinstellungen > Projekt-Einstellungen und scrollen Sie runter bis zum Abschnitt „Satzungszwecke“. Setzen Sie hier nun das Häkchen.
Dadurch können nun die Organisationen in Ihren Projekten den Satzungszweck individuell festlegen. Für Projekte stehen dann nur die Satzungszwecke zur Auswahl, die in der zugehörigen Organisation hinterlegt sind. Das heißt, hat die Organisation nur zwei Satzungszwecke bei der Registrierung ausgewählt, kann ein Projekt dieser Organisation auch nur zwischen diesen beiden Satzungszwecken wählen.
In den Basisinformationen der Projekte erscheint ein neues Feld „Gemeinnützigkeit“. Hier ist nun ein individueller Satzungszweck für das Projekt wählbar.
Falls die Option "Satzungszwecke" aktiviert ist, werden zusätzlich unter „Freistellungsinformationen“ im Dokumente-Feature weitere Felder verfügbar, über die sich der ausgewählte Satzungszweck in Dokumenten befüllen lässt. Hier gibt es die Option, diesen nur als Paragraph, z.B. § 52 Nr. 14, oder ganz ausgeschrieben, in diesem Fall "§ 52 Nr. 14 AO Tierschutz", auszugeben.
Zusätzlich lässt sich die Anzeige - analog zu Organisationen - über die Freistellungstypen steuern. Diese befinden sich in den Auswahlfeldern der Dokumenten-Administration, sofern das Feature "Dokumente" gebucht bzw. aktiviert wurde, im Bereich "Felder verbinden > Freistellungsbescheid-Informationen". Zur besseren Unterscheidung enthalten projektbezogene Felder hier "[Projekt]" am Anfang des Namens.
Wird versucht, einen in einem Projekt festgelegten Satzungszweck zu entfernen, erscheint eine Fehlermeldung mit Hinweis auf die Verwendung im jeweiligen Projekt. Das Hinzufügen von Satzungszwecken im Nachweis ist jedoch möglich.