Was mache ich, wenn die Mail zur Einladung auf die Plattform nicht angekommen ist?

Wird der Benutzer per E-Mail von einem Administrator auf die Plattform eingeladen, erhält der Benutzer einen Link Vervollständigung seiner Registrierung und Verifizierung der E-Mail. Hat der Benutzer diese E-Mail nicht erhalten,, können Sie unter “E-Mail” > “Logs” nachsehen, ob die E-Mail von der Plattform versandt wurde. Wenn dies der Fall ist, ist die E-Mail in jedem Fall auch an den Benutzer versandt worden, auch, wenn dieser Sie ggf. nicht erhalten hat. Prüfen Sie dann die E-Mail-Adresse auf Schreibfehler und korrigieren Sie diese, falls notwendig. Dies können Sie in der Benutzeransicht unter “Benutzer” > “Organisationsnutzer”, da die E-Mails der Plattform immer an den Organisationsnutzer gehen.

Da die E-Mails durch die Plattform automatisiert versendet werden, ist es auch möglich, dass E-Mails im Spam-Filter des Benutzers landen oder sogar vom Webserver abgewiesen werden. Hier gibt es keine technische Möglichkeit seitens der Plattform, dies zu verhindern. Der Benutzer kann jedoch die Absender-Adresse der Plattform versuchen, auf die Whitelist zu setzen. Hier haben wir einen Artikel zur Erklärung der Whitelist für Sie bereit gestellt.

Sollte eine Anpassung der Filterregeln nicht möglich sein, ist die einzige Option, eine andere E-Mail zu verwenden, damit der Benutzer die E-Mails der Plattform auch erhält.

Hat der Benutzer die Mail nicht erhalten, der Empfang für zukünftige Mails wurde jedoch sichergestellt, kann der Benutzer über den Passwort vergessen Link einen Link zum Zurücksetzen des Passwortes anfordern. Wichtig ist, dass der Benutzer zuvor von Ihnen aktiviert wurde, falls der Account bereits auf inaktiv gesetzt wurde. In diesem Fall ist es wichtig, dass der Benutzer sich noch am selben Tag in sein Konto einloggt, da das Konto ansonsten um 24 Uhr erneut deaktiviert wird. Details dazu erhalten Sie hier.

Nach dem Vergeben des initialen Passwortes und dem Login, kann der Benutzer seine E-Mail-Adresse verifizieren, indem er auf den Link im Header der Plattform klickt.

Benutzer manuell bestätigen

Sollte sich der Nutzer weiterhin nicht verifizieren können und es ist kein Grund zu finden, können Sie den Benutzer manuell bestätigen. Hierbei sollten Sie den Datenschutzgedanken nicht ausser Acht lassen und sicher sein, dass es sich bei Ihrem Kommunikationspartner auch tatsächlich um den zu verifizierenden Benutzer handelt und sich kein Dritter Zugang zu einem fremden Konto verschafft.

Allerdings stellen Sie so nicht sicher, dass der Nutzer zukünftig E-Mails von der Plattform erhält. Bestenfalls setzt der Benutzer die Plattform-Adresse also auf die Whitelist seines Anbieters oder nutzt eine alternative E-Mail Adresse.

Falls Sie den Benutzer dennoch manuell bestätigen möchten:

Gehen Sie dazu in die Benutzerauswahl, rufen Sie den Benutzer auf, setzen Sie den Haken bei “bestätigen” und ggf. auch bei aktiv und klicken Sie “aktualisieren”. Der Benutzer ist nun im System als verifiziert hinterlegt.