Ablauf einer Privatspende
Ablauf einer Privatspende auf der Plattform
Auswahl des Projekts und Start des Spendenprozesses
Der Ablauf einer Privatspende beginnt für den Spender in der öffentlichen Projektübersicht unter Projekte entdecken. Dort können sowohl laufende als auch bereits finanzierte oder abgeschlossene Projekte eingesehen werden. Eine Privatspende ist jedoch nur möglich, wenn das Projekt noch nicht vollständig finanziert oder beendet ist. In diesen Fällen erscheint in der Projekt Detailansicht ein Eingabebereich für die Adressdaten und die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen. Sobald ein Projekt vollfinanziert oder abgeschlossen wurde, entfällt dieser Eingabebereich und die Möglichkeit zur Privatspende ist auf der Projektseite nicht mehr vorhanden.
Angabe der Spenderdaten und Umgang mit dem Wunsch nach Spendenquittung
Nach der Eingabe der Adressdaten und der Zustimmung zu den rechtlichen Grundlagen kann der Spender zusätzlich angeben, ob eine Spendenquittung gewünscht wird. Diese Auswahl ist ab einer in den Systemeinstellungen definierten Betragsgrenze möglich. Auch wenn der Spender angibt, keine Bescheinigung zu benötigen, verarbeitet die Plattform intern dennoch alle erforderlichen Angaben, um eine spätere Ausstellung rechtlich korrekt zu ermöglichen. Der Verein erhält in diesem Fall jedoch keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten des Spenders und sieht die Spende lediglich als anonyme Spende. Eine nachträgliche Bereitstellung der Zuwendungsbestätigung kann nur durch einen Plattformadministrator erfolgen, der die Bescheinigung für den Verein freigibt. Der Versand an den Spender darf erst nach tatsächlichem Zahlungseingang auf dem Vereinskonto erfolgen.
Auswahl des Zahlungsanbieters und Zahlungsabwicklung
Nach Abschluss der Eingaben wählt der Spender den gewünschten Zahlungsanbieter aus. Die Plattform leitet den Spender zur Seite des jeweiligen Zahlungsanbieters weiter, wo die Zahlungsdaten eingegeben und der Zahlungsvorgang vollständig abgeschlossen werden. Die Plattform erhebt oder speichert selbst keine sensiblen Zahlungsdaten, sondern übermittelt ausschließlich die bereits erfassten Adressinformationen, die für den Zahlungsvorgang erforderlich sind. Nach der erfolgreichen Zahlung kehrt der Spender automatisch auf die Plattform zurück und erhält dort eine Bestätigung über den Erfolg der Transaktion. Für den Spender endet der Prozess an dieser Stelle.
Rückmeldung des Zahlungsanbieters und Verarbeitung in der Plattform
Parallel zur Anzeige für den Spender übermittelt der Zahlungsanbieter den Transaktionsstatus automatisiert an die Plattform. Diese Rückmeldung löst die interne technische Verarbeitung der Zahlung aus. Die Plattform übernimmt den Zahlungseingang in die Finanzverwaltung und aktualisiert den Finanzierungsstatus des Projekts. Zu diesem Zeitpunkt handelt es sich weiterhin um eine verwaltungsbezogene Verarbeitung. Der tatsächliche Geldfluss ist zwar abgeschlossen, der Betrag wurde jedoch zunächst dem Treuhandkonto zugeführt und noch nicht an den Projektträger ausgezahlt. Eine Zuwendung im steuerlichen Sinn ist damit noch nicht entstanden.
Darstellung in der Finanzverwaltung und Vorbereitung der Auszahlung
Im Bereich Finanzen finden Sie anschließend die vollständigen Transaktionsdaten der Privatspende. Sobald das Projekt abgerechnet werden kann oder Privatspenden turnusgemäß ausgezahlt werden sollen, wird die Spende automatisch in die nächste Auszahlung übernommen. Die Auszahlung erfolgt über das von Ihnen hinterlegte Privatspendenkonto, das in der Regel als Treuhandkonto geführt wird. Die Plattform erzeugt auf dieser Grundlage die notwendigen Zahlungsdaten zur Weiterverarbeitung im Rechnungswesen der Bank. Je nach Konfiguration können dies SEPA Dateien oder Excel Exporte sein. Weitere Mechanismen wie Auszahlungsbelege können abhängig von der Systemkonfiguration ergänzt werden.
Vorbereitung und Bereitstellung der Zuwendungsbestätigung
Parallel dazu wird die Zuwendungsbestätigung technisch vorbereitet. Dies geschieht für jede Privatspende unabhängig davon, ob der Spender die Bescheinigung angefordert hat. Bei Spenden ohne angeforderte Bescheinigung bleibt das Dokument jedoch für den Verein gesperrt, da die Organisation in diesem Fall keine personenbezogenen Daten des Spenders erhält. Sobald die Bank die Zahlung ausgeführt hat und der Betrag auf dem Vereinskonto des Vereins eingegangen ist, entsteht der steuerlich relevante Zufluss. Erst ab diesem Zeitpunkt darf die Zuwendungsbestätigung ausgestellt und verschickt werden. Der Verein trägt das Zuwendungsdatum anhand seines Kontoauszugs ein, da nur er den tatsächlichen Zahlungseingang verifizieren kann. Die Plattform darf dieses Datum nicht vorausfüllen.
Weiterführende Hinweise zur Zuwendungsbestätigung
Für eine vollständige Einordnung der Zuwendungsbestätigung, insbesondere zur Frage, welche Daten auf der Bescheinigung eingetragen werden dürfen und ab welchem Zeitpunkt eine Bescheinigung rechtlich ausgestellt werden kann, verweisen wir auf den ausführlichen Artikel zur Zuwendungsbestätigung. Dort wird der Zusammenhang zwischen Verwaltung der Spende auf der Plattform, Auszahlung durch die Bank und der steuerlich relevanten Entstehung der Zuwendung detailliert beschrieben. Dieser ergänzende Artikel erläutert außerdem, wie zwischen Spendendatum, Abrechnungsdatum und tatsächlichem Zuwendungsdatum zu unterscheiden ist und welche Pflichten für die Organisation bei der Ausstellung der Bescheinigung bestehen.
Zusammenfassung des technischen Ablaufs
Der technische Ablauf einer Privatspende folgt damit einer klar definierten Abfolge. Die Plattform bildet den administrativen Status der Spende ab, verarbeitet die Rückmeldungen des Zahlungsanbieters und stellt die notwendigen Daten und Dokumente bereit. Die Bank steuert den tatsächlichen Zahlungsfluss über das Treuhandkonto an den Projektträger. Erst der Eingang auf dem Vereinskonto schließt den Prozess ab und ermöglicht die rechtssichere Ausstellung der Zuwendungsbestätigung. Zur Verdeutlichung dieses Ablaufs wurde der Prozess zusätzlich in einer grafischen Skizze dargestellt.
