Ablauf von Förderungen
Um einen Überblick über den Ablauf einer Projekteinreichung und dessen Förderung zu erhalten, haben wir Ihnen diesen Vorgang beispielhaft skizziert.
Projekt einreichen bzw. erstellen
Um eine Förderung oder Spenden zu erhalten, muss es hierfür eine Organisation und ein Projekt geben. In der Regel registrieren sich Organisationen auf Ihrer Plattform und können dann ein Projekt einreichen. Je nach Einstellung auf der Plattform, muss zunächst die Organisation freigegeben werden, bevor ein Projekt erstellt werden kann, oder die Organisation kann direkt nach der Registrierung ein Projekt einreichen.
Alternativ können Sie eine Organisation oder ein Projekt für eine vorhandene Organisation erstellen.
Nach Erstellung des Projekts, muss diese von Ihnen im letzten Schritt freigegeben werden. Erst wenn Organisation und Projekt akzeptiert bzw. öffentlich sind, kann das Projekt Gelder erhalten.
Projekt fördern
Je nachdem, ob das Projekt nur akzeptiert wurde oder öffentlich ist, kann das Projekt nun durch Sie gefördert werden oder Spenden sammeln. Bei Erreichen des Enddatums oder Finanzierungsziels, wird das Projekt abgerechnet.
Für Projekte mit Teilbedarf werden zudem Abrechnungen erstellt, sobald ein Teilbedarf erreicht wurde. Das Projekt verbleibt danach regulär in der Projektliste und kann weiter Gelder erhalten.
Projekte, die keine Gelder gesammelt haben, werden nicht abgerechnet und verbleiben in der Projektliste, bis Sie ggf. archiviert werden.
Bei Erreichen des Enddatums oder vollständiger Finanzierung des Bedarfs, wird das Projekt automatisch beendet und kann keine Gelder mehr erhalten. Die Abrechnung des Projekts erfolgt mit den im Projekt hinterlegten Finanzdaten (Finanzierungstyp, Spendenkonto, Bedarf). Anpassungen im Projekt müssen in jedem Fall vor Abrechnung erfolgen.
Das Projekt kann nun durch Ihre Buchhaltung bzw. Ihr Rechnungswesen ausgezahlt werden. Hierfür können Sie die Überweisungsdaten in den Finanzen im jeweiligen Unterordner als Sepa-Datei, Excel-Datei oder PDF Beleg herunterladen und dorthin übergeben. Die Auszahlung erfolgt für jeden Finanzierungstyp (z. B. Spende, Zweckertrag, Privatspenden) separat.
Die gezahlten Beträge können in den Finanzen als “bezahlt” markiert werden.
Die Generierung von Spendenquittungen für die Bank und ggf. für Privatspender erfolgt ebenfalls bei Abrechnung des Projekts automatisch. Die Dokumente können durch die Organisation heruntergeladen werden und an Sie und die Privatspender gesandt werden, die eine Spendenquittung angefordert haben.
Sofern eine Rücksendung von Spendenbelegen an Sie notwendig ist, können Sie die erhaltenen Belege im Ordner “Zuwendungsbestätigungen” als erhalten markieren.
