Privatspendenquittungen und steuerlicher Nachweis von Privatspenden

Dieser Artikel erklärt, wo und wie Sie Privatspendenquittungen in Ihrem Backend finden, wie die Bereitstellung für Vereine funktioniert und wie der steuerliche Nachweis von Privatspenden im Treuhandmodell grundsätzlich einzuordnen ist. Außerdem finden Sie einen Formulierungsvorschlag für Ihre Kommunikation mit Privatkundinnen und Privatkunden.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar. Er beschreibt den technischen und prozessualen Rahmen der Plattform, damit Sie Spenderinnen und Spender korrekt informieren und die passenden Nachweise bereitstellen können.

Auffinden von Privatspendenquittungen im Backend

Privatspendenquittungen finden Sie im Backend unter Finanzen > Auszahlungen > Privatspenden. Dort ist jede Privatspende als einzelne Transaktion nachvollziehbar und es ist jeweils auch die zugehörige Privatspendenquittung hinterlegt.

Das ist insbesondere dann relevant, wenn eine Privatperson im Nachhinein eine Spendenquittung benötigt und diese nicht selbst beauftragt hat oder sie nicht mehr auffindbar ist. In diesem Fall können Sie als Plattformadministratorin oder Plattformadministrator die Quittung direkt im Backend aufrufen und bereitstellen.

Ab welcher Spendenhöhe Spenderinnen und Spender auf der Plattform die Möglichkeit haben, eine Quittung anzufordern, ist in der Regel bereits im Rahmen der Plattformeinrichtung festgelegt worden. Diese Mindestspende können Sie bei Bedarf unter Grundeinstellungen, Projekt Einstellungen anpassen.

Bereitstellung der Spendenquittungen für den Verein

Die Plattform erzeugt für jede Privatspende eine Spendenquittung, unabhängig davon, ob die spendende Person bei der Spende aktiv eine Quittung angefordert hat oder nicht. Der Hintergrund ist, dass die Quittung technisch immer erzeugt werden kann, die Ausgabe an den Verein aber datenschutzkonform gesteuert werden muss.

Aus Datenschutzgründen werden an die Organisation im Vereinsbackend nur diejenigen Spendenquittungen ausgeliefert und angezeigt, für die die spendende Person tatsächlich eine Spendenquittung beauftragt hat. Alle beauftragten Spendenquittungen findet die Organisation im Administrationsbereich unter Finanzen. Mit Klick auf den Button Dokumente öffnet sich ein Dialogfenster zum Download der Zuwendungsbestätigung. Die Zuwendungsbestätigung wird bereits automatisch mit den vorhandenen Daten befüllt und muss nur noch vom Verein ergänzt, geprüft und an die spendende Person verschickt werden.

Alternativ können einzelne oder mehrere Auszahlungen am linken Rand der Tabelle markiert und gesammelt als ZIP Datei heruntergeladen werden. Der Button Zuwendungsbestätigung am rechten unteren Rand der Tabelle wird erst nach dem Markieren von Zahlungen aktiviert.

Spenden ohne Quittungswunsch werden im Vereinsbackend als “Anonyme Spende” ausgewiesen. Anonym bedeutet in diesem Kontext nicht, dass keine Spenderdaten erhoben werden. Die Eingabe der Spenderdaten ist im Spendenprozess verpflichtend. Anonym bedeutet hier ausschließlich: Die Spenderdaten werden nicht an den Verein übermittelt, solange keine Spendenquittung beauftragt wurde. Dadurch bleibt die Übersicht der Transaktionen für den Verein vollständig, ohne dass personenbezogene Daten unnötig offengelegt werden.

Wenn eine spendende Person für eine als anonym ausgewiesene Spende im Nachhinein doch eine Spendenquittung benötigt, kann diese jederzeit über eine Plattformadministratorin oder einen Plattformadministrator bereitgestellt werden. Das läuft dann bewusst nicht über den Verein, weil der Verein die Spenderdaten in diesen Fällen nicht erhalten hat und die Quittung deshalb nicht selbst ausstellen und versenden kann. Praktisch bedeutet das: Die Quittung wird im Plattform Backend heruntergeladen und der spendenden Person im Anschluss bereitgestellt.

Treuhandkonto und Anzeige im Kontoauszug der Privatpersonen

Bei Nutzung der Spendenplattform fließen Privatspenden technisch zunächst auf ein Treuhandkonto, das von der Bank geführt wird. Erst von diesem Treuhandkonto werden die Spenden gebündelt an die geförderten Vereine beziehungsweise Projektträger ausgezahlt.

Für die Privatperson bedeutet das: Im Kontoauszug erscheint als Empfänger die Bank beziehungsweise das Treuhandkonto und nicht der unterstützte gemeinnützige Verein. Der Kontoauszug dokumentiert also die Zahlung an das Treuhandkonto der Bank, nicht unmittelbar die Zuwendung an den Verein.

Dieses Konstrukt ist bei Spendenplattformen mit Treuhandkonten üblich und technisch notwendig. Es hat aber Auswirkungen darauf, wie der steuerliche Nachweis der Spende geführt werden kann, weil der Kontoauszug den finalen Empfänger nicht zeigt und der tatsächliche Zufluss beim Verein zeitlich später erfolgen kann.

Weitere Details zum Zahlungsweg finden Sie hier:

Steuerlicher Lauf einer Privatspende und relevantes Datum

Aus Sicht der begünstigten Vereine entsteht eine steuerlich relevante Zuwendung erst in dem Moment, in dem die Spende auf dem Konto des Vereins eingeht. Der Eingang auf dem Treuhandkonto ist ein Zwischenschritt in der Zahlungsabwicklung.

Vereinfacht dargestellt läuft eine Privatspende so ab: Eine Privatperson löst auf Ihrer Plattform eine Spende aus und überweist an das Treuhandkonto der Bank. Die Plattform ordnet die Spende intern dem gewählten Projekt beziehungsweise Verein zu. Privatspenden werden auf der Plattform sofort abgerechnet, dadurch wird direkt eine Auszahlung erstellt, die grundsätzlich zeitnah überwiesen werden kann. Die tatsächliche Überweisung an die Vereine erfolgt in der Praxis jedoch häufig gesammelt, abhängig von der Auszahlungspraxis: zum Beispiel zu festen Terminen wie monatlich oder gesammelt bei Erreichung des Projektziels oder nach Projektende. Erst mit der Gutschrift auf dem Konto des Vereins liegt die Zuwendung im steuerlichen Sinn vor.

Daraus folgt: Das steuerlich relevante Datum ist der Tag, an dem der Spendenbetrag auf dem Konto des begünstigten Vereins eingeht. Dieses Datum ermittelt der Verein anhand seines eigenen Kontoauszugs und trägt es in die Zuwendungsbestätigung ein. Das Datum der Überweisung der Privatperson an das Treuhandkonto oder der Eingang auf dem Treuhandkonto ist für die Zuwendungsbestätigung nicht maßgeblich, weil der Verein zu diesem Zeitpunkt die Spende noch nicht erhalten hat.

Besonders sichtbar wird das am Jahreswechsel: Erfolgt die Überweisung der Privatperson im Dezember an das Treuhandkonto, die Auszahlung an den Verein aber erst im Januar, dann muss die Zuwendungsbestätigung das Datum im Januar ausweisen. Die Spende kann dann erst im Steuerjahr des Januartermins geltend gemacht werden.

Auch hier empfehlen wir für weitere Details den Artikel Zeitlicher Ablauf und Abrechnung von Fördergeldern und Spenden, auch über den Jahreswechsel hinweg

Nachweis der Privatspende: Spendenquittung statt Kontoauszug

In Deutschland gibt es die Möglichkeit eines vereinfachten Spendennachweises, bei dem bei kleineren Beträgen ein Kontoauszug als Nachweis ausreichen kann. Diese Regelung ist im Grundsatz für direkte Überweisungen an eine gemeinnützige Organisation gedacht: Auf dem Kontoauszug ist dann der gemeinnützige Empfänger klar erkennbar, zusätzlich zu Betrag und Buchungsdatum.

Im Treuhandmodell Ihrer Plattform ist das anders: Der Kontoauszug der Privatperson weist die Bank beziehungsweise das Treuhandkonto als Empfänger aus. Aus dem Kontoauszug geht nicht direkt hervor, an welchen konkreten Verein die Spende weitergeleitet wurde und wann dieser den Betrag auf seinem Konto erhalten hat. Nach dem hier beschriebenen Ablauf ist der Kontoauszug damit kein belastbarer, vollständiger Nachweis für eine Spende an den Verein, sondern zunächst ein Nachweis für die Zahlung an das Treuhandkonto.

In der Praxis kann es vorkommen, dass einzelne Finanzämter den Kontoauszug dennoch anerkennen, insbesondere bei geringeren Beträgen. Das ist dann eine Einzelfallentscheidung. Für eine verlässliche Nachweisführung sollten Spenderinnen und Spender im Treuhandmodell daher mit der Spendenquittung arbeiten.

Vor diesem Hintergrund empfehlen wir, sich nicht allein auf den Kontoauszug zu verlassen, sondern die Spendenquittung des Vereins als primären Nachweis zu verwenden. Deshalb ist in Ihrer Plattform Konfiguration in der Regel bereits eine Mindestspende definiert, ab der Spenderinnen und Spender eine Spendenquittung beauftragen können und sollen. Wenn Sie diese Mindestspende anpassen möchten, können Sie das unter “Spendeneinstellungen” tun bzw. dies über unseren Support beauftragen / erfragen.

Durch diese Mindestschwelle wird sichergestellt, dass für alle relevanten Privatspenden eine Zuwendungsbestätigung bereitgestellt werden kann, die den Verein als Empfänger und das steuerlich relevante Datum des Zahlungseingangs auf dem Vereinskonto ausweist. Diese Bescheinigung ist der vorgesehene und verlässliche Nachweis gegenüber dem Finanzamt, unabhängig davon, dass die Zahlung technisch über ein Treuhandkonto geführt wurde.

Wichtig: Auch, wenn die Spende geringer ausfällt, als der dort eingestellte Schwellenbetrag, generiert die Plattform für jede Zahlung eine Spendenquittung, die im System abgerufen werden kann. Die Funktion steuert lediglich, ab wann ein Privatspender eine Spendenquittung anfordern kann.

Musterformulierung für die Kommunikation mit Privatkundinnen und Privatkunden

Sie können zur Beantwortung von Rückfragen Ihrer Kundschaft beispielsweise folgenden Textbaustein nutzen oder sinngemäß übernehmen:

“Wenn Sie über unsere Spendenplattform spenden, wird Ihre Zahlung aus technischen Gründen zunächst auf ein Treuhandkonto unserer Bank überwiesen und von dort an den begünstigten gemeinnützigen Verein ausgezahlt. Auf Ihrem Kontoauszug erscheint deshalb unsere Bank beziehungsweise das Treuhandkonto als Empfänger und nicht der Verein selbst. Für die steuerliche Anerkennung Ihrer Spende ist der Zeitpunkt maßgeblich, zu dem der Betrag tatsächlich beim Verein eingeht. Der Verein stellt dafür eine Spendenquittung, also eine Zuwendungsbestätigung, aus, in der dieses Datum und der Verein als Empfänger ausgewiesen werden. Wir empfehlen Ihnen daher, für Ihre Steuererklärung die Spendenquittung zu verwenden, die Ihnen ab der vorgesehenen Mindestspende über die Plattform zur Verfügung gestellt wird. Der Kontoauszug allein wird im Treuhandmodell häufig nicht als vollständiger Spenden-Nachweis angesehen. Ob ein Finanzamt ihn im Einzelfall dennoch akzeptiert, liegt im Ermessen der jeweils zuständigen Behörde. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine steuerliche Beratung leisten dürfen.”

Hinweis zur steuerlichen Beratung

Als Bank beziehungsweise Plattformbetreiber entscheiden Sie selbst, in welchem Umfang Sie Ihre Kundschaft zu steuerlichen Themen informieren. Bitte beachten Sie dabei stets die Grenzen zulässiger Informationen gegenüber einer steuerlichen Beratung. Der hier dargestellte Inhalt beschreibt den technischen Ablauf im Treuhandmodell und die sich daraus ergebende übliche Nachweisführung. Für verbindliche steuerliche Auskünfte ist ausschließlich das zuständige Finanzamt oder eine steuerliche Beratung zuständig.