ERINNERUNG an Handlungsbedarf: Notwendige Domain-Anpassungen für Ihre Plattform

Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich gerne jederzeit mit einem Support-Ticket über unseren neuen Helpdesk an uns. Diesen erreichen Sie unter: helpdesk.particulate.de

Unterschiedliche E-Mail-Anbieter, wie z. B. Google und Yahoo, machen neuerdings E-Mail-Authentifizierung, eine DMARC-Richtlinie* und gültige SPF- und DKIM-Abgleiche** erforderlich, um E-Mails an die Nutzer ihrer Dienste erfolgreich zuzustellen. Um die Zustellquote von E-Mails aus der Plattform an Kunden dieser Anbieter zu erhöhen, müssen Anpassungen vorgenommen werden. Ein Teil der notwendigen Änderungen wurde im Rahmen der Plattform-Version Integrity 23.11.1 vorgenommen. Ein anderer Teil der Konfiguration muss über die Einstellungen der Plattform-Domain erfolgen. Das betrifft die Domain, über die von der Plattform ausgehende E-Mails versendet werden.

In Fällen, in denen die Domain der Plattform nicht von Particulate verwaltet wird, sondern die Betreuung dem Kunden obliegt, musste eine Änderung der DNS-Einstellungen der Domain durch den Kunden erfolgen. Hierzu wurde in zwei E-Mails an alle Kunden im April 2024 informiert.

Sollte die Änderung kundenseitig nicht rechtzeitig erfolgt sein, können E-Mails aus der Plattform nicht mehr zuverlässig zugestellt werden.

Die folgenden Änderungen an den DNS-Einstellungen der Domain sind vorzunehmen:

Sonderfall bei Nutzung einer Subdomain: Eine individuelle Ergänzung ist erforderlich im Falle der Nutzung einer Subdomain (z.B. plattform.IhreHauptdomain.de), sofern die Absender-Adresse für E-Mails aus Ihrer Plattform diese Subdomain enthält. In diesem Fall muss die Subdomain in den Records ergänzt werden, wie nachfolgend durch den Platzhalter (.subdomain) angedeutet. Der Platzhalter ist hierbei durch die tatsächliche Subdomain zu ersetzen.

DMARC-Record

Es muss sichergestellt sein, dass für die Domain ein gültiger DMARC-Eintrag gesetzt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, kann folgender Standard-Eintrag gewählt werden:

Subdomain: _dmarc(.subdomain)
Typ: TXT
Inhalt: v=DMARC1; p=none; sp=none; pct=100; adkim=r; aspf=r;

DKIM-Record

Es ist der je Kunde individuell generierte DKIM-Schlüssel zu hinterlegen:

Subdomain: particulate._domainkey(.subdomain)
Typ: TXT
Inhalt: <individueller Schlüssel>

Ihr individueller DKIM-Schlüssel wurde Ihnen mit den beiden Info-E-Mails im April 2024 übersandt. Sollte Ihnen Ihr Schlüssel nicht vorliegen, wenden Sie sich bitte über den Helpdesk an unseren Support

SPF-Record

Folgende SPF-Einträge sind für die Domain zu hinterlegen:

Subdomain: leer, wenn keine Subdomain / alternativ: subdomain
Typ: TXT
Inhalt: v=spf1 ip4:87.230.104.155 ip6:2a01:488:42:1000:57e6:689b:fff8:92f3 ~all

Umstellung des Mailservers

Es wurde ein neuer E-Mail-Server eingebunden. Dazu arbeiten wir mit der Firma Host Europe zusammen (Host Europe GmbH, Hansestr. 111, 51149 Köln). Es handelt sich dabei um einen sorgfältig ausgewählten, in Deutschland ansässigen Anbieter, der unseren hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit gerecht wird.

Der Informationspflicht über den Einsatz eines neuen Subunternehmers wurde mit E-Mails an alle Kunden im April 2024 nachgekommen.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ist ein Sicherheitsprotokoll, das dazu dient, E-Mail-Spoofing und Phishing zu bekämpfen, indem es die Authentizität von E-Mails überprüft. Es ermöglicht Domaininhabern die Festlegung von Richtlinien, die bestimmen, wie E-Mails von ihrer Domain behandelt werden sollen, wenn sie nicht den Authentifizierungsrichtlinien entsprechen. Dazu gehören die Zustellung, das Blockieren oder das Markieren als verdächtig.

** DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist ein Sicherheitsstandard für E-Mails, der die Authentizität von E-Mails überprüft, indem er digitale Signaturen verwendet, die mit dem Sender-Domainnamen verknüpft sind und es Empfängern ermöglichen, zu überprüfen, ob eine E-Mail tatsächlich von der angegebenen Domain stammt und ob sie während der Übertragung unverändert geblieben ist.