Import Stammdaten
Der Import von Bestandsdaten muss separat beauftragt und abgestimmt werden. Sollten Sie daran interessiert sein, sprechen Sie uns gerne an: sales@particulate.de
Der Import von Stammdaten bezieht sich auf die Stammdaten der Organisationen und Vereine. Sollten Sie sich für den Import von Stammdaten entscheiden, werden für die importierten Datensätze in Ihrer neuen Plattform Organisationen angelegt. Die Daten, die für die Organisation importiert werden, werden dann in der jeweiligen Organisation hinterlegt.
Folgendes sollten Sie bedenken, wenn Sie einen Stammdatenimport planen:
Importieren Sie die Stammdaten der Organisationen, verpassen Sie die Chance Ihre Daten durch eine Neuregistrierung aller Vereine und Organisationen auf den neusten Stand zu bringen. Abhängig von der Datenqualität und dem -alter empfehlen wir Ihnen grundsätzlich eine Neuregistrierung durch die Vereine selbst. Das reduziert den Aufwand auf Ihrer Seite und verhindert den Import von veralteten/falschen Daten in Ihr neues System.
Damit die Organisationen Zugriff auf ihre importierten Daten erhalten, müssen diese zur Nutzung der Plattform eingeladen werden, damit ein Login für die berechtigten Personen erstellt wird. (siehe unten)
Daten, die nicht importiert wurden, in Ihrer neuen Förderplattform allerdings abgefragt werden, müssen von den Organisationen nach dem Import und der Einladung zur Plattform vervollständigt werden (zum Beispiel der Upload des Freistellungsbescheids).
Welche Daten können importiert werden?
Zusätzlich zu den Daten, die in unsere Standardfelder importiert werden, können auch weitere, individuelle Daten der Organisationen in Ihre neue Förderplattform migriert werden. Dazu ergänzen wir in den Organisationen zusätzliche Felder, die auch bei der Neuanlage von Organisationen ausgefüllt werden können.
Mindestens importiert werden muss:
Der Organisationsname mit mindestens 3 und höchstens 128 Zeichen
Die E-Mail Adresse der Organisation
Sollte Ihnen die E-Mail Adresse der Organisation nicht vorliegen, muss hier ein Platzhalter eingesetzt werden. Zusätzlich können weitere Daten wie zum Beispiel die Adresse, Daten zum Ansprechpartner oder die Bankverbindung importiert werden. Sollten Sie planen Stammdaten in Ihre neue Förderplattform zu importieren, lassen Sie uns gerne einen Testdatensatz als Excel-Datei mit allen Daten zukommen, die Sie importieren möchten. Gemeinsam mit Ihnen stimmen wir anschließend ab, welche Daten wir in welcher Form in Ihre neue Plattform importieren können.
Was sollte bei der Anlieferung der Daten beachtet werden?
Die Pflichtfelder “Organisationsname” und “E-Mail-Adresse der Organisation” müssen zwingend vorhanden sein. Alternativ muss hier mit Platzhaltern gearbeitet werden.
Die Felder in der Importtabelle sollten eindeutig befüllt sein. Beispiel am Feld “Telefonnummer”: Nicht importiert werden können Angaben wie “0261 12345 oder 0171-12345678”. In jedem Feld kann nur eine Information hinterlegt und anschließend importiert werden.
Die Felder sollten Werte enthalten, die das System erwartet. Beispiel: Im Feld “E-Mail-Adresse” wird eine E-Mail Adresse erwartet, keine Telefonnummer.
Sollten Sie neben den Stammdaten auch Ihre Förderhistorie importieren, sollte die Schreibweise der Organisationsnamen in beiden Importtabellen jeweils identisch sein (innerhalb jeder einzelnen Tabelle, aber auch tabellenübergreifend). Durch eine identische Schreibweise verbessern sich die Möglichkeiten zur statistischen Auswertung Ihrer Förderungen im Zusammenspiel mit Ihrer Förderhistorie. Mehr dazu lesen Sie hier: Import Förderhistorie.
Wie erhalten die Organisationen Zugang zu ihren importierten Daten?
Damit die Organisationen ihre importierten Daten vervollständigen und Projekte anlegen können, benötigen diese einen Login zu Ihrer Förderplattform. Dieser Login muss außerdem mit der jeweiligen Organisation verknüpft sein. Klicken Sie dazu in der jeweiligen Organisation in den Tab “Abschluss” und anschließend auf den Button “Weiteren Administrator einladen”. Anschließend müssen Sie nur noch den zukünftigen Benutzernamen und die E-Mail Adresse des neuen Nutzers/der neuen Nutzerin eingeben, der/die die Organisationsdaten zukünftig verwalten soll.
Weitere Informationen dazu finden Sie auch unter: Neue Organisationsadministratoren.