Nutzer einladen
Mit dieser Funktion können Sie neue Nutzer ganz einfach dazu einladen, sich auf Ihrer Plattform zu registrieren. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass Ihnen die E-Mail-Adresse der betreffenden Person vorliegt.
Typische Anwendungsfälle:
Ein neuer Mitarbeiter soll Zugang zur Plattform erhalten.
Bei einer Organisation wechselt der Ansprechpartner.
Anstatt einer ausführlichen Anleitung erhält der neue Nutzer eine E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink. Über diesen Link kann er der Einladung folgen und sich registrieren.
So funktioniert’s:
Rufen Sie im Menü unter „Nutzer“ > „Übersicht“ die Nutzerverwaltung auf.
Klicken Sie auf „Einladen“.
Geben Sie einen gewünschten Benutzernamen sowie die E-Mail-Adresse des zukünftigen Nutzers ein.
Legen Sie fest, welchen Nutzertyp die Person erhalten soll und ob sie Mitarbeiterstatus (Zugang zum Administrationsbereich) bekommt.
Bitte beachten Sie: Der Benutzername kann nach der Registrierung nicht vom Nutzer selbst geändert werden. Änderungen sind ausschließlich durch Mitarbeiterkonten über die Bearbeitungsansicht des jeweiligen Nutzers möglich.
Was muss der neue Nutzer tun?
Sobald Sie auf „Einladung verschicken“ klicken, erhält der neue Nutzer eine E-Mail mit einem Einladungslink, der 28 Tage gültig ist. Über diesen Link gelangt er auf die Plattform, legt ein Passwort fest und bestätigt damit seine Einladung. Nach Abschluss dieses Vorgangs wird der Nutzer automatisch auf den Status „aktiv“ gesetzt – eine weitere Verifizierung ist nicht erforderlich.
Für den Versand wird die E-Mail-Vorlage vom Typ „Nutzereinladung“ verwendet. Den Inhalt dieser Nachricht können Sie individuell anpassen. Der Einladungslink wird als Variable eingefügt und sollte nicht verändert werden. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Dokumentation.
Individuelle Berechtigungen
Nach Versand der Einladung erscheint der Nutzer direkt in der Nutzerübersicht. Dort können Sie bei Bedarf weitere Berechtigungen festlegen oder anpassen.
Kann ich die Einladungs-E-Mail erneut verschicken?
Innerhalb der 28 Tage Frist nach Einladung können Sie über “E-Mail” > “Logs” die ursprüngliche E-Mail erneut versenden, indem Sie auf den “Info” Button am Ende der Zeile klicken und im sich danach öffnenden Fenster “Erneut senden” anklicken. Bitte beachten Sie, dass es sich hier lediglich um eine Kopie der E-Mail handelt. Sollten Sie zwischenzeitlich die E-Mail-Adresse des Nutzers geändert haben, beachten Sie bitte die Hinweise unter Was mache ich, wenn die E Mail Adresse bei Einladung falsch war?
Was passiert, wenn der Link abgelaufen ist?
Hat sich ein Benutzer nicht innerhalb der vorgesehenen Frist eingeloggt, wird sein Konto automatisch auf „inaktiv“ gesetzt. Möchte er sich zu einem späteren Zeitpunkt anmelden, kann er sein Konto eigenständig reaktivieren, indem er über den Link „Passwort vergessen“ ein neues Passwort vergibt und seine E-Mail-Adresse bestätigt. Der Status wird dann automatisch wieder auf “aktiv” gesetzt.
Eine manuelle Reaktivierung des Nutzers ist zwar möglich, jedoch in diesem Fall nicht empfohlen, da die Passwortrücksetzung und der erste Login am selben Kalendertag – vor 24 Uhr – erfolgen müssen. Erfolgt der Login nicht rechtzeitig, wird das Konto aus Sicherheitsgründen erneut auf „inaktiv“ gesetzt, da die Plattform alle nicht eingeloggten, manuell aktivierten Nutzer zu diesem Zeitpunkt automatisch zurücksetzt.
Möchten Sie nach der Frist eine erneute Einladungs-Mail versenden, müssen Sie den Nutzer in der Benutzerverwaltung löschen bzw. überschreiben (Benutzername und E-Mail-Adresse), so dass Benutzername und E-Mail-Adresse erneut genutzt werden können. Anschließend können Sie den Benutzer erneut einladen.
Kann ich die Einladungs-E-Mail erneut verschicken?
Innerhalb der 28 Tage Frist nach Einladung können Sie über “E-Mail” > “Logs” die ursprüngliche E-Mail erneut versenden, indem Sie auf den “Info” Button am Ende der Zeile klicken und im sich danach öffnenden Fenster “Erneut senden” anklicken. Bitte beachten Sie, dass es sich hier lediglich um eine Kopie der E-Mail handelt.
Möchten Sie nach der Frist eine Einladungs-Mail versenden, müssen Sie den Nutzer erneut einladen und zuvor den Benutzer in der Benutzerverwaltung löschen bzw. überschreiben (Benutzername und E-Mail-Adresse), so dass Benutzername und E-Mail-Adresse erneut genutzt werden können.
Was mache ich, wenn die E-Mail-Adresse bei Einladung falsch war?
Falls die E-Mail-Adresse des Benutzers bei der Einladung fehlerhaft war, gibt es zwei Optionen:
Sie löschen bzw. überschreiben den Benutzer in der Benutzerverwaltung (Benutzername und E-Mail-Adresse), so dass Sie im Anschluss den Benutzer mit dem gleichen Benutzernamen und der korrekten E-Mail erneut einladen können. Sie erstellen in dem Fall einen neuen Benutzer.
Sie ändern die E-Mail-Adresse des Benutzers und dieser lässt sich im Anschluss ein neues Passwort zuschicken. Falls der Nutzer derzeit inaktiv ist, wird er durch dieses Vorgehen automatisch wieder reaktiviert.
Der Benutzer hat die Einladungs-E-Mail nicht erhalten
Falls der Benutzer die Einladungs-E-Mail nicht erhalten hat, prüfen Sie bitte unter „E-Mail“ > „Logs“, ob die E-Mail von der Plattform versendet wurde. Ist dies der Fall, wurde sie auch tatsächlich an die angegebene Adresse verschickt – auch wenn sie beim Empfänger nicht angekommen sein sollte.
Prüfen Sie zunächst, ob die E-Mail-Adresse des Nutzers korrekt ist. Falls nicht, gehen Sie vor, wie unter “Was mache ich, wenn die E-Mail Adresse bei Einladung falsch war?” beschrieben.
Da E-Mails von der Plattform automatisiert verschickt werden, kann es vorkommen, dass Nachrichten im Spam-Ordner landen oder vom Mailserver des Empfängers abgelehnt werden. Dies lässt sich systemseitig nicht verhindern. Der Benutzer kann jedoch die Absenderadresse der Plattform auf die Whitelist seines E-Mail-Anbieters setzen. Eine Anleitung hierzu finden Sie in unserem Hilfsartikel zur Whitelist.
Hat der Nutzer die E-Mail-Adresse erfolgreich auf die Whitelist gesetzt und befindet sich noch innerhalb der 28-Tage-Frist nach Einladung, können Sie die Einladungs-E-Mail erneut versenden, wie unter “Kann ich die Einladungs-E-Mail erneut verschicken?” beschrieben. Falls die Einladung länger als 28 Tage her ist, gehen Sie vor wie unter “Was passiert, wenn der Link abgelaufen ist?” beschrieben.