Nutzer einladen

Mit dieser Funktion können Sie neue Nutzer dazu einladen, sich auf Ihrer Plattform zu registrieren. Dazu muss Ihnen die E-Mail Adresse der neuen Nutzer vorliegen.

Mögliche Anwendungsfälle:

• Ein neuer Mitarbeiter soll zukünftig auf der Plattform mitarbeiten.

• Bei einer Organisation wechselt der Ansprechpartner.

• uvm.

Anstelle einer Erklärung, wie genau sich der neue Nutzer registrieren kann, erhält er einfach einen Einladungslink per E-Mail, dem er folgen muss.

So können Sie neue Nutzer einladen:

Rufen Sie im Menü unter “Nutzer” den Menüpunkt “Übersicht” auf und klicken anschließend auf den Button “Einladen”.

Vergeben Sie hier einen Nutzernamen und geben Sie die E-Mail Adresse des zukünftigen Nutzers ein. Abschließend können Sie festlegen, welchen Nutzertyp der neue Nutzer haben soll und ob der Nutzer den Mitarbeiterstatus (mit Zugang zum Administrationsbereich) erhalten soll. Bitte beachten Sie, dass der Nutzername vom Nutzer selbst nicht in seinen Nutzereinstellungen geändert werden kann. Die Änderung des Nutzernamens ist nur durch Mitarbeiternutzer in der Bearbeitungsansicht des jeweiligen Nutzers möglich.

Was muss der neue Nutzer tun?

Nachdem Sie auf “Einladung verschicken” geklickt haben, erhält der neue Nutzer eine E-Mail mit einem Link. Dieser Link ist 28 Tage gültig. Klickt der neue Nutzer auf diesen Link, wird er zu Ihrer Plattform weitergeleitet, wo er dann für seinen neuen Account ein Passwort festlegen und die Einladung damit annehmen kann. Und schon ist der neue Nutzer registriert. Hat der neue Nutzer die Einladung angenommen, wird er automatisch auf den Status “aktiv” gestellt. Eine weitere Verifizierung ist an dieser Stelle nicht nötig.

Für die Nutzereinladung wird die E-Mail Vorlage vom E-Mail Typ “Nutzereinladung” verwendet. Den Inhalt dieser Nachricht können Sie individuell anpassen. Der in der E-Mail enthaltene Einladungslink ist als Variable in der Vorlage hinterlegt. Diese Variable sollte nicht verändert werden. Lesen Sie dazu auch: E-Mail-Vorlagen bearbeiten .

Was passiert, wenn der Link abgelaufen ist?

Hat der Benutzer sich nicht binnen der Frist eingeloggt, wird der Benutzer automatisch auf inaktiv gestellt. Möchte der Benutzer sich dann zu einem späteren Zeitpunkt registrieren, muss der Benutzer manuell aktiviert werden und kann dann über den “Passwort vergessen” – Link ein Passwort festlegen und seine E-Mail-Adresse verifizieren. Wichtig ist, dass die Aktivierung des Benutzers und der Login am gleichen Tag vor 24 Uhr erfolgen, da der Benutzer ansonsten erneut aktiviert werden muss, da die Plattform nicht eingeloggte, manuell aktivierte Benutzer zu diesem Zeitpunkt wieder zurücksetzt.

Alternativ kann der Benutzer in der Benutzerverwaltung überschrieben werden (Benutzername und E-Mail-Adresse), so dass Benutzername und E-Mail-Adresse erneut genutzt und der Benutzer erneut eingeladen werden kann.

Individuelle Berechtigungen

Sobald Sie die Einladung mit dem Klick auf “Einladung verschicken” an den neuen Nutzer verschickt haben, erscheint dieser bereits in der Nutzerübersicht. Anschließend können Sie bei Bedarf die individuellen Berechtigungen für den neuen Nutzer bearbeiten.