Schnittstelle Gewinnspar-Anwendung (GSV Köln & Bayern)

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Um die doppelte Erfassung von Daten zu vermeiden und Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, bieten wir eine neue, optionale Schnittstelle (API) an. Diese verbindet unser System „Connect“ direkt mit der Gewinnspar-Anwendung. Ziel dieser ersten Version ist: Daten werden automatisiert von Connect an die Gewinnspar-Anwendung gesendet, sobald bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Funktionsweise der Übertragung

Die Übertragung erfolgt automatisiert und standardisiert. Dabei werden sowohl Organisations- als auch Projektdaten übermittelt.

Wann und in welchem Turnus erfolgt die Übertragung?

Die Übertragung erfolgt täglich immer um 5 Uhr (morgens). Die Übertragung erfolgt auf Basis unserer Payouts, also Finanztabelle. Bedeutet, es werden erst dann Reinerträge in der GSV Anwendung automatisiert angelegt, wenn:

• das Projekt / ein Teilbedarf des Projekts vollständig finanziert und abgerechnet ist, oder

• das Projekt beendet ist (Projekt Endedatum)

 Es werden nur/alle Projekt übertragen, die einem Antragstyp zugeordnet sind, der zweckertragsberechtigt ist.

Welche Voraussetzungen für die Übertragung müssen erfüllt sein?

Damit Daten von der Schnittstelle erfasst und übertragen werden, müssen folgende Bedingungen in Connect erfüllt sein:

1. Antragstyp: Das Projekt muss einem Antragstyp zugewiesen sein, der als „Zweckertrag“ gekennzeichnet ist.

2. Projektstatus: Das Projekt muss in Connect einen der folgenden Status erreicht haben:

   • Ein Teilbedarf des Projekts ist vollständig finanziert.

   • Das Projekt ist vollständig finanziert.

   • Das Projekt ist beendet.

3. Finanzen: Sobald einer dieser Status erreicht ist, stehen die Projekte in den Finanzen in Connect am Folgetag zur Auszahlung bereit. Dies ist der „Trigger“ (Auslöser) für die Schnittstelle.

Wann erfolgt die Übertragung?

Die Übertragung erfolgt täglich immer um 5 Uhr (morgens). Die Übertragung erfolgt auf Basis unserer Payouts, also Finanztabelle. Bedeutet, es werden erst dann Reinerträge in der GSV Anwendung automatisiert angelegt, wenn:

• das Projekt / ein Teilbedarf des Projekts vollständig finanziert und abgerechnet ist, oder

• das Projekt beendet ist (Projekt Endedatum)

Es werden nur/alle Projekt übertragen, die einem Antragstyp zugeordnet sind, der zweckertragsberechtigt ist.

Welche Daten werden übertragen?

Die Schnittstelle überträgt Daten, die in der Gewinnspar-Anwendung als Pflichtfelder oder optionale Felder definiert sind.

1. Basisinformationen Organisation

2. Projektdaten

3. Zusätzliche Daten (GSV-Schnittstelle Tab):
   Da einige für die Gewinnspar-Anwendung relevante Daten im Connect-Standard nicht vorhanden sind, gibt es die Möglichkeit, diese über ein neues, zusätzliches Feld in Connect zu pflegen.

Welche Daten genau aus Connect an die Gewinnspar-Anwendung übertragen werden, entnehmen sie bitte unserer Matching Tabelle:

251119_Übertragung Daten Connect Gewinnspar-Anwendung (Matching Tabelle).pdf

Was passiert mit Projekten, deren Finanzierungsstand kleiner 250,00 € ist?

Wie uns bereits bekannt ist, akzeptiert der GSV nur Projekte die min. 250,00 € erhalten sollen. Bei unseren Control Kunden ist das in der Praxis kein Problem, da hier über die Freigabeprozesse und Interne Förderung bei uns darauf geachtet wird. Bei Kunden, die aber auch unsere Coins oder Collect Addons nutzen, ist nicht sichergestellt, dass das Projekt auch die 250,00 € erreicht.

Um dieses Problem zu adressieren, haben wir eine neue E-Mail Vorlage über die Automatisierung erstellt. Diese E-Mail wird sieben (7) und drei (3) Tage bevor das Projekt Endedatum erreicht und der aktuelle Finanzierungstand kleiner (<) 250,00 € beträgt automatisch an die Bank Mitarbeiter*innen versendet. Dadurch geben wir unseren Kunden die Möglichkeit noch entsprechend zu reagieren, z.B.:

• Das Projekt Endedatum weiter in die Zukunft legen, damit länger Zeit ist, noch die 250,00 € zu erreichen.

• Das Projekt mit einer internen Förderung auf die 250,00 € bringen.

Handhabung in Connect

Im folgenden erhalten Sie ein paar Informationen zu den neuen Tabs und Feldern, die wir in unserer Connect Anwendung hinterlegt haben.

Wofür ist der GSV Status in Connect und welche Status gibt es?

Hierbei handelt es sich um einen Status, der durch die Automatisierung getriggert wird. Zum einen gibt es uns und Ihnen als Bankmitarbeiter*in einen Überblick in welchem Status sich der Reinertrag gerade befindet und ermöglicht uns u.a. in einem Fehlerfall, automatische E-Mails an uns und Sie als Bankmitarbeiter*in zu versenden. Folgende Status können hier angezeigt werden.

1. Warten auf Übertragung

2. RN erfasst, Dokument in Connect verfügbar

3. Fehler: Dokument in GSV Anwendung nicht erstellt

   1. Löst E-Mail an Bankmitarbeiter*in und Particulate aus. Dient als reine Info, das etwas schief gelaufen ist. Es erfolgt eine manuelle Prüfung durch Particulate was den Fehler verursacht hat und ein manuelle Info in Richtung der Bankmitarbeiter*innen.

4. RN in Prüfung bei GSV

5. Fehler: Daten für Prüfung durch GSV fehlen

   1. Löst E-Mail an Bankmitarbeiter*in und Particulate aus. Dient als reine Info, das etwas schief gelaufen ist. Es erfolgt eine manuelle Prüfung durch Particulate was den Fehler verursacht hat und ein manuelle Info in Richtung der Bankmitarbeiter*innen.

Ab wann und wie lange ist der Downloadlink für den Reinertrag in Connect verfügbar?

Bei der initialen Übertragung unseres Projekts in die Gewinnspar Anwendung erhalten wir automatisch als Antwort den Link zum Reinertragsnachweis (PDF) zurück. Diesen Link hinterlegen wir in unserer Antragsstrecke, damit sich der Organisationsnutzer die PDF herunterladen kann. Ein Wechsel in die GSV Anwendung ist dadurch nicht notwendig und die Organisation arbeitet ausschließlich in unserer Connect Anwendung.

Wir empfehlen, die Organisation immer aufzufordern, den unterschriebenen Reinertragsnachweis über Connect hoch zu laden, da dann die automatische Übertragung des Dokuments wieder erfolgen kann. Alternativ, können natürlich auch Sie als Bankmitarbeiter*in das Dokument für den Verein in Connect hochladen.

Verarbeitung in der Gewinnspar-Anwendung

Nach der Übertragung gelten folgende Regeln für die Verarbeitung der Daten im Zielsystem:

• Erstellung von Reinerträgen: Grundsätzlich gilt die Logik: Eine Auszahlung in Connect entspricht einem Reinertrag in der Gewinnspar-Anwendung (bzw. Ein Bedarf = Ein Reinertrag).

• Dublettenprüfung: Ist die Organisation bereits in der Gewinnspar-Anwendung vorhanden, erfolgt ein Matching über die Schreibweise des Namens. Ist die Organisation nicht vorhanden, wird sie mit der ersten Übertragung neu angelegt.

• Prozesshoheit: Sobald der Reinertrag in der Gewinnspar-Anwendung angelegt wurde, starten Sie dort die weiteren Prozesse. Auf diese Abläufe haben wir keinen Einfluss; bitte stimmen Sie sich hierzu mit dem Gewinnsparverein oder dessen Dienstleister ab.

Wichtige Hinweise zur Nutzung

• Reinertragsnachweise: Obwohl Connect weiterhin die automatisierte Erstellung von Reinertragsnachweisen ermöglicht, empfehlen wir, die neuen Prozesse der Gewinnspar-Anwendung zu nutzen. So stellen Sie sicher, dass immer die aktuellste Version der Dokumente verwendet wird.

• Datenpflege: Achten Sie bei der Erfassung in Connect auf korrekte Schreibweisen, um mögliche Dubletten in der Gewinnspar-Anwendung zu vermeiden, da das Matching über den Namen erfolgt.

• Für die Zweigstelle wird immer die Hauptstelle übertragen, die in der GSV Anwendung hinterlegt ist.

• Die Übertragung der Stammdaten der Organisation erfolgt nur einmalig mit der Übertragung des ersten Reinertrags über die Schnittstelle. Das bedeutet, dass kein Update von Stammdaten aus Connect mit jeder weiteren Übertragung stattfindet.

  1. In der Praxis bedeutet das z.B. ändern Sie zum Beispiel die Adresse der Organisation, oder das Ausstellungsdatum des Freistellungsbescheids in Connect, müssen Sie diese Änderung auch manuell in der Gewinnspar-Anwendung vornehmen.