Schnittstelle Gewinnspar-Anwendung (GSV Köln)

Einführung

Um die doppelte Erfassung von Daten zu vermeiden und Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, bieten wir eine neue, optionale Schnittstelle (API) an. Diese verbindet unser System „Connect“ direkt mit der Gewinnspar-Anwendung. Ziel dieser ersten Version ist: Daten werden automatisiert von Connect an die Gewinnspar-Anwendung gesendet, sobald bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Funktionsweise der Übertragung

Die Übertragung erfolgt automatisiert und standardisiert. Dabei werden sowohl Organisations- als auch Projektdaten übermittelt.

Turnus der Übertragung:

Sie können für Ihr Haus individuell entscheiden, in welchem Intervall die Datenübertragung stattfinden soll. Zur Wahl stehen:

• Täglich

• Wöchentlich

• Monatlich

Wichtiger Hinweis zur Einrichtung: Bitte beachten Sie, dass die Auswahl des Turnus je Bank zwar möglich ist, eine nachträgliche Anpassung dieser Einstellung jedoch nicht mehr vorgenommen werden kann.

Voraussetzungen für die Übertragung

Damit Daten von der Schnittstelle erfasst und übertragen werden, müssen folgende Bedingungen in Connect erfüllt sein:

1. Antragstyp: Das Projekt muss einem Antragstyp zugewiesen sein, der als „Zweckertrag“ gekennzeichnet ist.

2. Projektstatus: Das Projekt muss in Connect einen der folgenden Status erreicht haben:

   • Ein Teilbedarf des Projekts ist vollständig finanziert.

   • Das Projekt ist vollständig finanziert.

   • Das Projekt ist beendet.

3. Finanzen: Sobald einer dieser Status erreicht ist, stehen die Projekte in den Finanzen in Connect am Folgetag zur Auszahlung bereit. Dies ist der „Trigger“ (Auslöser) für die Schnittstelle.

Besonderheit bei Kleinbeträgen:

Die Übertragung findet auch für Projekte statt, deren Finanzierungssumme unter 250,00 € liegt.

Welche Daten werden übertragen?

Die Schnittstelle überträgt Daten, die in der Gewinnspar-Anwendung als Pflichtfelder oder optionale Felder definiert sind.

1. Basisinformationen Organisation

2. Projektdaten

3. Zusätzliche Daten (GSV-Schnittstelle Tab):
   Da einige für die Gewinnspar-Anwendung relevante Daten im Connect-Standard nicht vorhanden sind, gibt es die Möglichkeit, diese über ein neues, zusätzliches Feld in Connect zu pflegen.

Welche Daten genau aus Connect an die Gewinnspar-Anwendung übertragen werden, entnehmen sie bitte unserer Matching Tabelle:

251119_Übertragung Daten Connect Gewinnspar-Anwendung (Matching Tabelle).pdf

Wichtige Hinweise für aktuelle Version 1.0:

1. Die Zweigstelle wird nicht übertragen. Dieses Pflichtfeld muss in der Gewinnspar-Anwendung manuell nachgepflegt werden. Aktuell gibt es hierfür keinen API Endpunkt in der Gewinnspar-Anwendung.

2. Die Übertragung der Stammdaten der Organisation erfolgt nur einmalig mit der Übertragung des ersten Reinertrags über die Schnittstelle. Das bedeutet, dass kein Update von Stammdaten aus Connect mit jeder weiteren Übertragung stattfindet.

   1. In der Praxis bedeutet das z.B. ändern Sie zum Beispiel die Adresse der Organisation, oder das Ausstellungsdatum des Freistellungsbescheids in Connect, müssen Sie diese Änderung auch manuell in der Gewinnspar-Anwendung vornehmen.

Aktuell gibt es für beide Themen keinen entsprechenden API Endpunkt in der Gewinnspar-Anwendung. Wir haben den GSV Köln / Dienstleister bereits informiert und stehen hier im Kontakt, dass dies eine wichtige Funktion für Sie in der Nutzung der Schnittstelle ist und gebeten hierfür in einer nächsten Version eine Lösung anzubieten.

Verarbeitung in der Gewinnspar-Anwendung

Nach der Übertragung gelten folgende Regeln für die Verarbeitung der Daten im Zielsystem:

• Erstellung von Reinerträgen: Grundsätzlich gilt die Logik: Eine Auszahlung in Connect entspricht einem Reinertrag in der Gewinnspar-Anwendung (bzw. Ein Bedarf = Ein Reinertrag).

• Dublettenprüfung: Ist die Organisation bereits in der Gewinnspar-Anwendung vorhanden, erfolgt ein Matching über die Schreibweise des Namens. Ist die Organisation nicht vorhanden, wird sie mit der ersten Übertragung neu angelegt.

• Prozesshoheit: Sobald der Reinertrag in der Gewinnspar-Anwendung angelegt wurde, starten Sie dort die weiteren Prozesse. Auf diese Abläufe haben wir keinen Einfluss; bitte stimmen Sie sich hierzu mit dem Gewinnsparverein oder dessen Dienstleister ab.

Wichtige Hinweise zur Nutzung

• Reinertragsnachweise: Obwohl Connect weiterhin die automatisierte Erstellung von Reinertragsnachweisen ermöglicht, empfehlen wir, die neuen Prozesse der Gewinnspar-Anwendung zu nutzen. So stellen Sie sicher, dass immer die aktuellste Version der Dokumente verwendet wird.

• Datenpflege: Achten Sie bei der Erfassung in Connect auf korrekte Schreibweisen, um mögliche Dubletten in der Gewinnspar-Anwendung zu vermeiden, da das Matching über den Namen erfolgt.