Zusätzliches Feld versendet E-Mail
Bei dem Feature “zusätzliches Feld versendet E-Mail” handelt es sich um eine kostenpflichtige, zusätzliche Funktionalität, die auf Ihrer Plattform separat eingerichtet werden muss. Sollten Sie daran interessiert sein, sprechen Sie uns gerne an: sales@particulate.de
Zusätzliche, individuelle Felder können das auslösende Ereignis sein, welches das System dazu veranlasst, automatisch eine E-Mail an einen Mitarbeiternutzer zu versenden.
Beispiel für einen konkreten Anwendungsfall
Damit die auf Ihrer Plattform registrierten Organisationen unterschriebene Sponsoringverträge hochladen können, richten wir für Sie den zusätzlichen Tab “Sponsoringvertrag” mit einem Uploadfeld ein. Dieser Tab wird nur dann im Projekt der Organisation eingeblendet, wenn im jeweiligen Projekt der Förderungstyp “Sponsoring” und der interne Status “Sponsoringvertrag versendet” ausgewählt wurde. Hat die Organisation den Sponsoringvertrag von Ihnen erhalten und unterschrieben, kann sie diesen direkt in dem entsprechenden Projekt unter dem Tab “Sponsoringverträge” hochladen. Sobald der Upload abgeschlossen ist, erhält ein Mitarbeiternutzer automatisch eine E-Mail, dass der Upload des Sponsoringvertrags erfolgt ist. Dadurch geraten die Prozesse nicht ins stocken und der Förderantrag kann weiter bearbeitet werden.
Die Grundmechanik
Bei jedem zusätzlichen Feld können wir für Sie festlegen, ob es als Auslöser für das Versenden einer E-Mail dienen soll oder nicht. Der Mechanismus ist dabei bei jedem Feld der gleiche: Das System prüft, ob sich der Wert eines Feldes verändert. Sobald sich der Wert verändert hat, wird die E-Mail versendet. War das Feld zunächst leer und beinhaltet nun den Ausdruck “Müller”, wird eine E-Mail versendet. Ebenfalls, wenn das Feld zunächst den Wert “Müller” enthielt und nun zu “Meyer” geändert wurde.
Diese Mechanik lässt sich für vielfältige Anwendungsfälle nutzen. In welchem konkreten Fall Sie diese Funktion sinnvoll einsetzen können, ist von Ihren individuellen Prozessen abhängig.
Wann genau wird die E-Mail versendet?
Die Funktion steht bei allen Feldtypen zur Verfügung. Die E-Mail wird erst dann versendet, wenn sich der Wert des Feldes ändert und der Nutzer anschließend auf speichern klickt. Erst nach dem Speichern wird die Änderung eines Feldes aktiv, wodurch das Versenden der E-Mail ausgelöst wird. Dies gilt für alle Feldtypen, mit Ausnahme der Uploadfelder. Bei einem Uploadfeld wird die E-Mail direkt nach dem erfolgreichen Upload der Datei versendet, ohne, dass der Nutzer auf “Speichern” geklickt hat.
Welche E-Mail wird versendet?
Die E-Mail-Vorlage für diese Funktionalität wird erst bei der Einrichtung dieser Funktionalität erstellt. Nach der initialen Einrichtung können Sie den Inhalt der E-Mail-Vorlage individuell bearbeiten. Auch in dieser E-Mail-Nachricht stehen Ihnen verschiedene Variablen zur Verfügung. Außerdem können Sie festlegen, welche Mitarbeiternutzer diese E-Mail erhalten sollen. Weitere Informationen zur Bearbeitung der E-Mail-Vorlagen finden Sie unter: E-Mail-Vorlagen bearbeiten.