Diese Seite ist in drei Teile gegliedert: Teil 1 zeigt, wo die System-Vorlagen liegen und wie sie aussehen. Teil 2 erklärt, wie Sie eine Vorlage anpassen. Teil 3 enthält Antwort-Vorlagen für typische Teilnehmer-Anfragen.
Teil 1: Wo finde ich die Vorlagen?
Im Administrationsbereich öffnen Sie E-Mail > Vorlagen. Sie sehen eine Liste aller Vorlagen, die das System verschickt:
Übersicht aller E-Mail-Vorlagen im Administrationsbereich.
Voting-relevante Vorlagen filtern
Über das Such-Feld oben finden Sie schnell nur die Voting-relevanten Vorlagen. Geben Sie zum Beispiel Voting ein:
Vorlagen nach dem Stichwort "Voting" gefiltert.
Oder Stimme für die Verifizierungs-Mail:
Vorlagen nach dem Stichwort "Stimme" gefiltert.
Wichtige Voting-System-Vorlagen
|
Vorlage |
Wann verschickt das System diese Mail? |
Empfänger |
|---|---|---|
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Stimmen-Verifizierung |
Sobald ein Teilnehmer seine E-Mail-Adresse für eine Stimme eingegeben hat. Enthält den Link zur Verifizierung und einen Link zum Abmelden von künftigen Voting-Mails. |
Teilnehmer |
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Voting Projekt akzeptiert |
Sobald ein eingereichtes Projekt für das Voting freigegeben wird. |
Organisation / Vereinsverantwortlicher |
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Voting Projekt abgelehnt |
Sobald ein eingereichtes Projekt für das Voting abgelehnt wird. |
Organisation / Vereinsverantwortlicher |
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Voting Projekt vollständig finanziert |
Sobald ein Projekt am Ende des Votings auf einen Gewinner-Platz kommt und Förder-Mittel erhält. |
Organisation |
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Voting akzeptiert |
Sobald eine Organisation generell für die Teilnahme an einem Voting freigegeben wird. |
Organisation |
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Voting abgelehnt |
Sobald die Teilnahme einer Organisation an einem Voting abgelehnt wird. |
Organisation |
Die Vorlage Stimmen-Verifizierung enthält neben dem Bestätigungs-Link auch einen Link zum Abmelden. Wer ihn anklickt, erhält von Ihrer Plattform keine Voting-Mails mehr. Das System merkt sich diese Adresse, eine eigene Pflege ist nicht nötig.
Teil 2: Vorlage anpassen
Klicken Sie in der Liste auf das Stift-Symbol einer Vorlage, um sie zu bearbeiten:
Bearbeitungs-Ansicht einer E-Mail-Vorlage mit Betreff, Text und Platzhaltern.
Detail-Ansicht des Bearbeitungs-Formulars.
Sie können Betreff und Text frei anpassen. Achten Sie darauf, die Platzhalter (in geschweiften Klammern) stehen zu lassen, sonst werden Anrede oder Links nicht korrekt eingesetzt. Speichern Sie über die Schaltfläche am Ende des Formulars.
Wo sehe ich, welche Mails wirklich rausgegangen sind?
Unter Logs > E-Mail Logs sehen Sie alle tatsächlich versendeten Mails. Hilfreich, um eine bestimmte Verifizierungs-Mail nachzuvollziehen oder zu prüfen, ob ein Versand erfolgt ist.
Übersicht aller versendeten Mails (Adressen anonymisiert).
Tabellenausschnitt mit Spalten Empfänger, Betreff, Vorlage, Versanddatum, Status.
Teil 3: Antwort-Vorlagen für Teilnehmer-Anfragen
Hier finden Sie zwei Vorlagen, mit denen Sie auf häufige Anfragen reagieren können. Passen Sie die Texte gerne an Ihre Sprache und Anrede an.
Vorlage A: Allgemeine Antwort auf eine Beschwerde
Sehr geehrte Frau / sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Voting nutzt verschiedene Sicherheits-Mechanismen, damit alle Teilnehmer faire Chancen haben und Mehrfach-Abstimmungen vermieden werden.
Pro Person ist täglich eine Stimme erlaubt. Das Abstimmen mit mehreren E-Mail-Adressen oder Endgeräten ist nicht möglich. Wenn mehrere Personen aus demselben Netzwerk (zum Beispiel WLAN zu Hause oder Firmen-Netzwerk) abstimmen, werden die zusätzlichen Stimmen als Mehrfach-Abstimmung gewertet. Wenn Sie ein Smartphone nutzen, können Sie das umgehen, indem Sie das WLAN ausschalten und aus dem Mobilfunk-Netz abstimmen.
Unsere Spielregeln und unsere FAQ erklären die Hintergründe ausführlich.
[Link zu den Spielregeln einfügen]
[Link zu den FAQ einfügen]Mit freundlichen Grüßen
Vorlage B: Wenn der Verifizierungs-Link fehlt
Sehr geehrte Frau / sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihre Nachricht. In diesem Fall gibt es mehrere mögliche Ursachen:
Bitte prüfen Sie Ihren Spam-Ordner.
Versuchen Sie nochmal abzustimmen. Wenn keine Meldung erscheint, dass Sie bereits abgestimmt haben, hat es beim ersten Mal nicht funktioniert. Jetzt sollte die E-Mail ankommen.
Bei erhöhtem Abstimmungs-Aufkommen kann sich die Zustellung verzögern. Der Bestätigungs-Link ist sieben Tage gültig, Ihre Stimme geht also nicht verloren.
Mit freundlichen Grüßen